4 Gründe warum du auf Sugar 9 upgraden solltest

 In Allgemein, SugarCRM

Vier Gründe, warum man von älteren Sugar Versionen auf Sugar 9 upgraden sollte und wie unser Upgrade-Prozess aussieht.

„Never change a running system!“ Klingt nach einer englischen Binsenweisheit. Falsch, sie ist so deutsch wie „Handy“. Aber um deutschenglische Wortneuschöpfungen à la Public Viewing soll es nicht gehen, sondern warum der Satz „Never change a running system“ in Zeiten von kontinuierlichen Updates, und ja, leider auch Sicherheitslücken heute nicht mehr gilt, vielmehr „regularly change a running system“. Um das “regularly change” besser planbar zu machen, hat SugarCRM Ende 2017 entschieden, dass es für On-Premise-Kunden nur ein Major Release im Jahr gibt und zwar im Frühjahr. Damit bleiben auch die Kosten für den Aufwand überschaubar. Wenn du deine Instanz direkt bei SugarCRM in der Sugar Cloud in der EU hosten lässt, bekommst du alle neue Versionen und Security Updates automatisch eingespielt. Das Thema “Software-Aktualisierung” ist für dich erledigt, weil als Service von SugarCRM im Preis inkludiert.

Nachfolgend, warum es sinnvoll ist, die aktuellste Sugar-Version (Sugar 9) zu nutzen, und wie unser Upgrade-Prozess aussieht.

Vorab, wir sprechen bei einem Major Release, wie beispielsweise die Einführung von Sugar 9, immer von einem Upgrade; wenn es innerhalb einer Version zu Neuerungen kommt, also von 8.1 auf 8.2 dagegen von einem Update. Klingt erst einmal verwirrend, aber die Änderungen bei Major Releases sind so groß, dass uns Upgrade passender erscheint.

SugarCRM Release Zyklus

Jetzt die aber die Gründe, warum du auf Sugar 9 upgraden solltest.

1. Features – Highlights der letzten SugarCRM-Updates

Wir schreiben in unserem Blog regelmäßig über die diversen Neuerungen, die Sugar veröffentlicht, vierteljährlich für Cloud und inzwischen einmal jährlich für On-Premise. Highlights der letzten Monate sind unter anderem …

  • Prozesse als Workflows abbilden mit Advanced Workflows, seit Sugar 9 Business Process Manager
  • Über 100 Auswertungen über alle Bereiche von Sugar hinweg (seit Sugar 8.1)
  • Zahlreiche Verbesserungen beim Angebote-Modul
  • Ein Product Catalog Dashlet (seit Sugar 7.11)
  • Redesign der Benutzeroberfläche, die Unterschiede sind deutlich (ebenfalls Sugar 7.11)
  • Offline-Verfügbarkeit von SugarCRM Mobile (u. a. bei dem der Admin festlegen kann, welche Module auch offline zur Verfügung stehen)

Und ganz wichtig: ein Datenschutz-Modul im Zuge von Sugar 8, um die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSVGO) umzusetzen.

Es sind aber auch Kleinigkeiten, die uns begeistern, etwa die Actionable Drill Through Charts oder, dass bei Reports Daten gruppiert und nicht nur gestapelt dargestellt werden.

Die Liste ist lang, schau dir die verschiedenen Blogartikel dazu an.

2. Software – Neuerungen im Zuge der letzten Upgrades

Auch technisch hat sich einiges getan, wenn du so willst, unter der Haube.

  • Performance Updates – wer viel Daten verwaltet, wird insbesondere von den jüngsten Performance-Updates (Sugar 9) profitieren.
  • Elasticsearch, das wurde im Zuge von Sugar 7.7 eingeführt, und auch hier gibt es regelmäßig Updates für das Framework.
  • Verbesserungen der REST API.

Und Sugar ist eine Software, Bugfixes gehören hier leider dazu. Was uns zum nächsten Punkt bringt.

3. Sicherheitsupdates – nicht auf die leichte Schulter nehmen

Sugar basiert auf PHP und MySQL, auch hier gibt es regelmäßig Updates, auch um Sicherheitslücken zu patchen. Insgesamt finden kontinuierlich Änderungen an der Codebasis statt, mit denen Schwachstellen behoben werden und der Code generell fortlaufend „modernisiert“ wird.

Wichtig: Ende Support für Sugar 8 am 31. Oktober 2019

Wir hatten in diesem Artikel schon darauf hingewiesen, dass der Support für Sugar 8 zum 31. Oktober 2019 ausläuft. Das heißt, danach gibt es keine Sicherheitsupdates oder Bugfixes mehr. Und wer noch ältere Versionen einsetzt, dem empfehlen wir ebenfalls ein Sugar-9-Upgrade, auch im Hinblick auf das Thema Datensicherheit, oder wer will riskieren, dass Kundendaten und -kommunikation aufgrund einer nicht geschlossenen Sicherheitslücke Ziel von Angreifern werden?

Kommen wir kurz auf die eingangs zitierte denglische Binsenweisheit „Never change …“ zurück, im Englischen würde man sagen „If it ain’t broken, don’t fix it“. Das klingt schon anders, und wir finden Sicherheitslücken kann man unter „Broken“ einordnen.

4. Kompatibilität

Wir haben noch einen vierten Punkt, weshalb man stets die aktuelle Version von Sugar nutzen sollte: Kompatibilität.

Browser-Kompatibilität
Sugar ist eine Webanwendungen und auch bei den Browsern gibt es regelmäßig Updates, gerade auch um Sicherheitslücken dort zu schließen.

Outlook Plug-in
Wer Outlook nutzt, profitiert davon, dass die aktuellen Sugar-Version auch die letzten Office-365-Versionen unterstützt.

Kompatibilität der mobilen Clients
Verwendest du/ihr Sugar auch unterwegs, stehen euch gerade bei älteren Versionen nicht alle Features zur Verfügung.

Drittanbieter-Tools und -Dienste
Viele nutzen auch Anwendungen von Drittanbietern, wie beispielsweise Zapier oder Act-on, hier kann es zu Problemen kommen, wenn man nicht die aktuelle Version von Sugar verwendet.

Enhancements und Integrationen
Noch in eigener Sache: Wir haben zahlreiche Funktionserweiterungen für Sugar entwickelt, etwa MyCRM Metrics für zusätzliche Auswertungen. Das benötigt mindestens Sugar 8.

So viel, warum sich ein Upgrade lohnt. Nun, wie wir euch beim Upgrade-Prozess unterstützen können

Change a running system – unser Upgrade-Prozess

Nun es gibt gute Gründe, weshalb man dem Grundsatz befolgt „Never change a running system“. Da wäre die Befürchtung, dass

  • es danach nicht mehr rund läuft
  • es umständlich ist und Zeit kostet
  • es eigene Anpassung zerschießt
  • man in der Zeit nicht „produktiv“ arbeiten kann
  • man zahlreiche Wochenendschichten für das Überprüfen und Einspielen einlegen muss

Upgrade-Prozess – wie wir vorgehen

1. Vollständiges Backup vor jedem Upgrade
Wir machen vor jedem Upgrade ein vollständiges Backup, vom Test- und Live-System.

2. Upgrade auf Test-Instanz
Das Upgrade wird immer auf einer Test-Instanz installiert. Das ist eine Kopie der Live-Instanz mit einer anderen URL, auf die nur bestimmte Personen (Test-Team des Kunden) Zugriff haben.

Diese Test-Instanz wird von uns ausführlich getestet und mögliche Fehler vorab behoben. Das gleiche gilt natürlich auch für unsere Kunden, die es ebenfalls intensiv testen müssen und uns Feedback geben. Wir nehmen dann entsprechende Anpassungen vor. Der Vorteil: Während dieser Zeit können die Mitarbeiter mit dem bisherigen System weiterarbeiten, ohne Ausfälle oder Einschränkungen.

3. Testen der Anpassungen
Selbstverständlich werden auch individuelle Anpassungen ausführlich getestet, Updates durchgeführt und die Kompatibilität mit der aktuellsten Sugar-Version überprüft.

4. Gemeinsamer Termin für Live-Upgrade
Sobald alles durchgetestet, angepasst und vom Kunden freigegeben ist, stimmen wir gemeinsam einen Termin für das Live-Upgrade ab.

Für das Live-Upgrade definieren wir ein Zeitfenster, währenddessen das System „offline“ ist. Je nach System und dem Umfang der Anpassungen rechnen wir für „kleinere“ Upgrades mit ein bis drei Stunden, größere Änderungen dauern zwischen vier und acht Stunden. Das ist nur ein Richtwert, um einen Eindruck zu vermitteln.

Hinweis: Vor dem Upgrade wird immer ein Backup erstellt, das wir wieder einspielen können, sobald etwas Unerwartetes beim Live-Upgrade passiert und wir den Prozess abbrechen müssen.

So sieht unser Vorgehen aus, wir haben damit gute Erfahrungen gemacht. Gerne stehen wir für Rückfragen zur Verfügung und beraten euch, wie ein Upgrade für euer System aussehen kann.

PS: Und weil es so schön ist, noch ein denglisches Wort: Beamer. Kennt die englische Sprache auch nicht, dort verwendet man Video Projector oder Data Projector. Klingt aber nicht so schön, weniger nach Star Trek.

PPS: Wir haben ein E-Book veröffentlicht mit Tipps, wie du mehr aus deinem CRM-Tool, insbesondere auch SugarCRM herausholen kannst. Es ist kostenlos, aber nicht umsonst. 😉

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Michael Zogot, CRM Consultant
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