Vertriebskennzahlen – 5 Tipps, was man im Vertrieb noch auswerten sollte

 In Controlling, Marketing, Service, SugarCRM, Tools, Vertrieb

Wir haben uns Gedanken gemacht, was man jenseits der klassischen Vertriebskennzahlen auswerten sollte. Hier unsere Vorschläge.

Umsatz, Anzahl Leads, Verkaufschancen, Sales Funnel – das sind Dinge, die du vermutlich auch regelmäßig auswertest bzw. im Blick hast. Aber weißt du, wie viele Tage es braucht, bis ein Angebot zum Abschluss kommt? Oder bei welchen Kontakten 90 Tage und länger keine Aktivität mehr stattfand?

Vorab, viele der Dinge, die wir auflisten, wollten wir selbst wissen und haben sie bei Sugar vermisst. Sie sind von Haus aus nicht im Funktionsumfang enthalten, also haben wir Erweiterungen wie die „MyCRM-Metrics“ dazu entwickelt. https://mycrm.de/mycrm-enhancements/

1. Wann hat der letzte Kontakt stattgefunden?

Damit euer CRM nicht zum Datengrab mutiert und das Vertriebsteam über zu wenige Kontakte klagt, die man ansprechen könnte, finde heraus: Bei wem habt ihr euch in den letzten 90 Tagen (oder welcher Zeitraum sinnvoll ist), nicht gemeldet? Das werden vermutlich einige sein.

Was zählt als Kontaktaufnahme? Dazu zählen E-Mails, Anrufe und Meetings.

Tipps, wie man sich gerade bei solchen „verwaisten“ Kontakten in Erinnerung bringt, ohne lästig zu fallen, findest du in diesem Blogpost „Mehr aus deinen Kontakten machen – Ideen & Best Practices”.

2. Wie viele Tage ist ein Angebot schon in Bearbeitung?

Uns hilft es zu sehen, wie lange eine Anfrage (Verkaufschance) offen ist, 15, 28 Tage oder noch länger? Und welche Aktivitäten sind da schon gelaufen, Anzahl der Telefonate, E-Mails.

Das zeigt uns, ob daran aktiv gearbeitet wird, wenn nicht, sprechen wir darüber; es kann ja sinnvolle Gründe geben, warum es sich hinzieht, nur, wenn man die Zahlen nicht kennt, stochert man im Nebel oder verliert das im schlimmsten Fall aus dem Blick.

Tipp

Wir haben unseren Angebotsprozess visualisiert und dabei einige Punkte gefunden, wie wir effizienter vorgehen können, etwa: Wer hakt wann nach? Wie sieht der genaue Ablauf aus? Vielleicht hilft es euch, die Zeitspanne schon allein dadurch zu reduzieren; in diesem Blogartikel sind wir ausführlicher darauf eingegangen.

Interessant ist in dem Kontext auch die Sales Velocity, also nicht nur, wie lange ist eine Verkaufschance (Angebot) in Bearbeitung, sondern wie lange dauert es, bis sie zum Abschluss kommt.

3. Sales Velocity – oder wie lange dauert es, bis eine Anfrage zum Abschluss kommt?

Hier ist nicht nur die Gesamtdauer interessant, sondern auch wie viel Zeit jeweils pro Phase vergeht. Also:

  • von Anfrage bis Demo-Termin vergehen durchschnittlich 10 Tage,
  • 15 Tage bis ein Angebot erstellt wird,
  • 8 Tage bis die Preisverhandlungen abgeschlossen sind …

Mit diesen Angaben kannst du überlegen, wie man jeweils die Zeit verkürzt und Prozesse optimiert. Hilfreich ist hier auch eine „Methode“, die sich Draw-how-to-make-Toast nennt, mit der du eure Prozesse einfach visualisieren kannst. In diesem Blogartikel findest du ausführliche Informationen dazu.

Aber nicht nur Angebotsdauer ist wichtig, sondern auch, wie schnell ihr überhaupt auf Anfragen reagiert.

4. Lead Response Time / Reaction Time

Wie lange dauert es, bis ihr nicht nur auf Support-Tickets, sondern auch auf vertriebliche Anfragen reagiert? Und wie schnell muss man eigentlich sein?

Laut James Oldroyd ist schon der Unterschied zwischen 30 und 5 Minuten signifikant: Die Erfolgschancen, einen über die Webseite gewonnenen Interessenten telefonisch zu qualifizieren, erhöhen sich um das 21-fache. Allein in diesen 25 Minuten. Die Studie stammt aus dem Jahr 2007, Ewigkeiten her; man muss heute eher noch schneller reagieren.

Wie viel Zeit vergeht bei euch?

Tipp

Support-Tickets sind eine Sache, eine andere sind konkrete Fragen, die Kunden oder Interessenten stellen. Marcus Sheridan, Inhaber eines Unternehmens, das Swimming Pools installiert, hat sie genommen und jede einzelne mit einem ausführlichen Webseiten-Artikel beantwortet. Eine Content-Strategie, die sich für ihn ausgezahlt hat. Er konnte damit die Besucher seiner Webseite von 1.500 (die Hälfte davon PPC) auf 170.000 – 180.000 pro Monat steigern. Das Beste, die Werbeausgaben sind nicht im gleichen Maße gestiegen, sondern drastisch gesunken: von 250.000 Dollar pro Jahr auf 20.000 Dollar.

5. Anzahl Anfragen pro Mitarbeiter

Sinnvoll ist natürlich auch zu wissen, wie viele Angebote betreut ein Mitarbeiter; zum einen, um schnellere Reaktionszeiten sicherzustellen, zum anderen hilft es, Überlastungen vorzubeugen. Das sieht so aus.

Tipp 80-20

Gerade, wenn ihr viele Angebote betreut und eure Pipeline voll ist, nutzt die Gelegenheit, um darüber zu diskutieren: Mit wem wollen wir arbeiten?

Es gibt ja das Pareto-Prinzip oder 80-20-Regel, wonach 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erfolgt oder umgekehrt, dass einige wenige Angebote/Kunden besonders betreuungsintensiv sind, aber nicht unbedingt den Großteil des Ertrags ausmachen. Ist das bei euch auch so?

Schaut euch die einzelnen Angebote/Kunden an; bei Sugar gibt es seit Sugar 7.11 die Actionable Drill Through Charts. Damit kannst du im Dashboard auf ein Diagramm oder ein Segment klicken und siehst sofort die dahinter stehenden Datensätze als Liste. Beispiel Sales-Funnel: Wenn du auf eine Phase klickst, erhältst du eine Liste aller Kontakte, die sich darin befinden.

Weitere Dinge, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben

Best Practice 1: Auswertungen auf Autopilot schalten

Wir lassen uns alle wichtigen Auswertungen, wie etwa, „Zeige alle Kontakte bei denen 90 Tage und länger keine Aktivität stattfand“ automatisch wöchentlich per E-Mail zuschicken. Mit unserer Erweiterung „MyCRM-Metrics für Sugar geht das sehr einfach. Falls du keine Möglichkeit hast, setz dir einen Reminder im Kalender, wir haben die Erfahrung gemacht, dass es sonst im Alltagsstress untergeht.

Best Practice 2: Workflow erstellen

Falls du SugarCRM Enterprise oder Ultimate nutzt, kannst du dir auch einen Workflow erstellen, der dich beispielsweise benachrichtigt, wenn bei einem Kontakt länger als 90 Tage keine Aktivität stattfand oder bei einer Anfrage länger als 10 Tage nichts passiert ist.

E-Book – welche Vertriebskennzahlen sonst wichtig sind

In unserem kostenlosen E-Book geben wir weitere Beispiele, welche Vertriebskennzahlen du tracken solltest, von Umsatz und Gewinn, darunter Pipeline Attrition Rate, Quote to Lose/Close.

Übrigens, falls dir noch Dinge einfallen, die du gerne auswerten würdest, wir freuen uns über Feedback. Oder anders gefragt, was erfasst/überprüfst du jenseits von den Klassikern wie Umsatz oder Verkaufschancen?

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