MyCRM Enhancements

SugarCRM stellt von Haus aus zahlreiche Reports zur Verfügung. Wir haben das noch erweitert, damit du Antworten auf so wichtige Fragen erhältst wie:

• Wie viele Tage braucht es durchschnittlich, bis ein Angebot zum Abschluss kommt?
• Wie viele Tage vergehen, bis ein Support-Ticket geschlossen wird?
• Wann hat der letzte Kontakt stattgefunden?

Diese und ähnliche Daten erhältst du mit unserem MyCRM-Metrics. Nachfolgend Screenshots mit ein paar Beispielen, wie wir das für Firmen-, Kontakt- oder Support-Module umgesetzt haben.

Für diese Reports musst du keine zusätzlichen Daten eingeben. Es handelt sich vielmehr um eine Sammlung von Feldern (read-only) für Sales, Marketing und Service, aus denen dann alle erforderlichen Informationen gezogen werden. Diese werden dann anschließend visualisiert.

In unserem E-Book „Wie man den ROI eines CRM-Tools weiter steigert“ haben wir geschrieben, dass sich ein CRM-Tool gerade auch deshalb rechnet, weil es die Möglichkeit bietet, Vertriebsaktivitäten auszuwerten. Das müssen nicht immer gleich Reports sein. Es reicht beispielsweise ein Feld, das anzeigt, wie viele Tage ein Angebot über dem erwarteten Abschlussdatum liegt.

In Sugar gibt es in den Verkaufschancen allerdings nur ein Datumsfeld „Expected Close date“. Das haben wir etwas aufgebohrt und eine Reihe zusätzlicher Feldern hinzugefügt, um mehr Informationen bereitzustellen. Folgende zusätzlichen Felder gibt es bei unserer „Better-Opportunities“-Erweiterung:

• Verbleibende Tage (bis zum geplanten Abschluss) – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
• Dauer in Tagen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
• Tatsächliches Abschlussdatum (Closed date) – dieses Datum wird automatisch gesetzt, wenn die Phase auf „Abgeschlossen“ (Gewonnen) geändert wird.
• Überfällig seit X Tagen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
• Dauer in Wochen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.

All diese Felder können auch ausgewertet werden.

Je schneller man bei Interessenten reagiert, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass daraus ein Kunde wird. So weit, so gut. Aber wie schnell muss man sein?

James Oldroyd hat in einer Studie festgestellt, dass allein der Unterschied zwischen 30 und 5 Minuten signifikant ist: Die Erfolgschancen, einen über die Webseite gewonnenen Interessenten telefonisch zu qualifizieren, erhöht sich um das 21-fache. Allein in diesen 25 Minuten. Die Studie stammt aus dem Jahr 2007, Ewigkeiten her; man muss heute eher noch schneller reagieren. Aber wie viel Zeit vergeht bei euch?

Um das festzustellen, haben wir das Reaction Time Add-on entwickelt. Dafür gibt es drei zusätzliche Dashlets:

1. Average for Cases (Durchschnittswert für Supportanfragen)
2. Average for Leads (Durchschnittswert für Interessenten)
3. Total average for both modules (Durchschnittswert für Tickets und Interessenten gesamt)

Dafür wird Folgendes ausgewertet:

• Anrufe, Meetings (Nur mit Status = Durchgeführt „Held“): Startdatum
• E-Mails: Versanddatum

Wie eingangs erwähnt können Erleichterungen bei der Dateneingabe enorm viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Standardmäßig ist bei Sugar das Feld „Land“ als Textfeld angelegt, heißt, es ist möglich, „Schwiez“ statt „Schweiz“ zu schreiben. Um das zu vermeiden, macht unser Modul daraus ein Drop-down-Menü. Das Ganze sogar multilingual, das bedeutet, der Wert wird abhängig von der Login-Sprache angezeigt. Für Englisch wäre das dann „Switzerland“.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Verringert Fehler oder Buchstabendreher
• Standardisiert die Länderbezeichnung auf eine Option. Germany,  Deutschland, DE
• Vereinheitlichung, daher bessere Auswertungsmöglichkeiten mit dem Reports-Modul

Das Länder-Drop-down-Menü steht für Firmen, Interessenten und Kontakte zur Verfügung.

Ein weiteres im E-Mail Marketing gern genutztes Feld ist das Feld „Ansprache“ (Sehr geehrter/Sehr geehrte). Mit unserem Add-on wird die „Ansprache“ automatisch durch das Feld „Anrede“ (Herr/Frau) gefüllt. Es bedeutet weniger Fehler, man vergisst nichts und spart natürlich Zeit: Du gibst einmal die Anrede ein und die Ansprache wird danach automatisch gesetzt. Das Drop-down-Menü steht es sowohl für Interessenten als auch Kontakte zur Verfügung.

Zusätzlich empfehlen wir noch ein weiteres Feld für die Angabe des akademischen Grades, beispielsweise Dipl. Ing, Dr. oder Prof. Dr., sowie eine entsprechende Variable für E-Mail-Templates für z.B. Newsletter Versand.

Hilfreich fanden unsere Kunden unser „DisableAddressCopy“ Add-on. Das verhindert, dass die Hauptadresse (Rechnungsadresse) automatisch in die alternative Adresse (Lieferadresse, Privatanschrift usw.) übernommen wird. So vermeidest du Fehler bei der Dateneingabe

Wenn du in einer Verkaufschance einen Kontakt verknüpfen möchtest, zeigt dir Sugar standardmäßig alle verfügbaren Kontakte an. Mit unserem Add-on „MyCRM Initial Filter“ werden nur die Kontakte anzeigt, die mit der gleichen Firma verknüpft sind. Das macht das Ganze übersichtlicher, insbesondere wenn du nicht mehr genau den Namen weißt.

Diese und weitere nützliche Filter stehen neben Verkaufschancen auch für alle anderen Module zur Verfügung, bei denen es entsprechende Verknüpfungen gibt, also beispielsweise Aktivitäten, Notizen, Cases etc.

Wie eingangs geschrieben, wenn sich die Adresse bei einer Firma ändert, wird das nicht automatisch für die damit verknüpften Kontakte übernommen. Das führt dazu, dass Anschriften nicht aktuell sind. Im Alltag ist das unpraktisch, gerade wenn man manuell mehrere Kontakte nachpflegen muss.

Mit unserer Erweiterung wird eine Adressänderung (nur Hauptadresse) automatisch auf die verknüpften Kontakte angewendet. Allerdings ist das nicht immer sinnvoll, wie wir feststellen mussten. Es gibt Fälle, bei denen die Adresse gleich bleibt. Eine zusätzliche Checkbox im Kontakt-Modul sorgt nun dafür, dass du für jeden Kontakt entscheiden kannst, ob die Adresse überschrieben werden soll – oder nicht.

Unser Erweiterungsmodul gibt es in zwei Varianten:

1. Mit einer Checkbox, um die Änderung der Adresse beim jeweiligen Kontakt zu verhindern.
2. Du musst in der Checkbox den Haken setzen, um die Adresse anzupassen.

Wenn du aktuell in Sugar einen Anruf planst, wird dir in der Einzelansicht nicht die Telefonnummer des Gesprächspartners angezeigt, du musst dafür erst auf die jeweilige Kontakt- bzw. Interesenten-Seite. Mit unserer Erweiterung wird automatisch die Telefonnummer gleich in die Anruf-Detailansicht übernommen. Das spart Zeit, gerade wenn man viel telefoniert. Es wird dabei zunächst die Standard-Nummer (Telefon-Büro) übernommen. Falls das Feld leer ist, die Mobilnummer.

Übrigens unser Partnerunternehmen Hej Software hat eine Telefonintegration mit sipgate entwickelt. Damit kannst du Anrufe mit einem Klick starten. Daraufhin öffnet sich ein Browser-Plug-in, in dem du unter anderem Notizen festhalten kannst. Mehr Informationen dazu findest du auf dieser Seite.

Mit dieser Erweiterung kannst du das Feld „Geburtstage“ auswerten und nach Kontakten und Benutzern (Teammitgliedern) filtern. Folgende Reports gibt es:

• War hat heute Geburtstag?
• Wer hat diesen Monat Geburtstag?
• Wer hat Geburtstag in X Tagen?
• Verteilung der Geburtstage über die Monate (Diagramm)

Ein weiteres Extra, der Benutzer, der den Kontakt betreut, erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Auf diese Weise vergisst man nicht, zu gratulieren und muss sich keine Reminder im Kalender erstellen.

Validierung und Tooltip Hinweis für Telefonnummer Felder in Firmen, Kontakten und Interessenten.

Hält die Änderungen der Beziehung zwischen Kontakten und Firmen für dich nachvollziehbar. Contacts to Accounts Relationship Audit macht die Änderungen im Changelog sichtbar.

Erstellt einen Eintrag im Notification-Bericht für den einzelnen User, wenn dieser im Activity Stream markiert wurde.

Hebt die Pflichtfelder beim erstellen von Eintragen und bei der Validierung hervor.

Das Feld Typ (Firmen Modul) gibt es nicht in den verknüpften Modulen (Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Verträge, Aktivitäten). Das bedeutet man kann nicht in der Listenansicht nach Verkaufschancen von Firmen Typ = “Potentieller Kunde” suchen / filtern. Mit unserem Enhancement ist es nun möglich, in den Listenansichten nach dem Firmen Typ zu filtern.

Mit dieser Erweiterung können Telefonnummern auf das landesspezifische Standard-Format gebraucht werden. Es gibt einen Wizard mit dem man manuell die Rufnummern bereinigen kann und eine Konfigurationsmöglichkeit, mit der die Bereinigung täglich und automatisiert durchgeführt werden kann. Alle Änderungen können im Log-Modul angesehen werden oder in dem Audit-Log des jeweiligen Eintrags.

Auf diese Frage und auf die Frage „Wie lange jede Phase der Verkaufschance gedauert hat, liefert unser Enhancement „Sales Stage Tracker“.

Im Standard können Berichte dazu genutzt werden, um Kontaktlisten zu füllen. Ideal z. B. für E-Mail-Marketing Aktionen. Der Nachteil, die Kontaktliste ist anschließend, nicht mit dem Bericht verknüpft. Es gibt keinen Datenaustausch zwischen dem Bericht und der Kontaktliste. Mit dem Enhancement „Report2Targetlist“ schließen wir diese Lücke. In den Kontaktlisten können Berichte hinterlegt werden, welche zeitgesteuert Einträge hinzufügen oder entfernen. So bleibt die Kontaktliste immer auf dem neusten Stand.

Damit man in der Listenansicht schnell erkennt, bei welche Verkaufschancen das „Abschluss geplant“ Datum überschritten ist, haben wir ein Enhancement entwickelt welches das Datum Rot hinterlegt.

Mit diesem Modul können Firmenrelevante Warnungen systemweit per Dashlet eingeblendet werden. Damit können manuell Warnungen wie z.B. Zahlungsverzug oder Insolvenz oder interne Hinweise für einem Kunden erstellt werden, um dies z.B in den Support-Tickets, Angeboten oder Aktivitäten sichtbar zu machen. Dieses Enhancements lässt sich auf Anfrage auch mit den Daten aus dem ERP oder einem anderen System anreichern.

Möchten Sie eine Demo von dem Modul und deren Funktionsweise? Buchen Sie hier einen Termin.

Sie möchten zeit sparen beim anlegen von Anrufen und Meetings? Mit dem Mass Activities Create Enhancement können Sie ganz einfach aus der Listenansicht der Firmen, Kontakte, Interessenten Anrufe oder Meeting für die markierte Objekte erstellen.

Mit dem „Keep In Touch“ Add-on, kannst du bei Zielkontakten, Interessenten oder Kontakten festlegen, wie oft du dich melden möchtest, etwa alle 30 Tage einen Anruf und alle 90 Tage ein Besuch vor Ort. Es können auch unterschiedliche KIT-Regeln festgelegt werden (z. B. Innendienst / Außendienst).

Die Frequenz wird für jeden Kontakt übrigens individuell festgelegt und nicht für alle gleich, einfach weil jede Kundenbeziehung anders ist und bei dem einen ein kürzerer Zeitraum sinnvoll ist, beim anderen mehr Zeit verstreichen kann.

Du kannst für jeden Kontakt eine oder mehrere Kontaktfrequenzen (KIT-Aktivität) hinterlegen. Beim Abschließen der geplanten KIT-Aktivität wird automatisch eine weitere KIT-Aktivitäten mit konfiguriertem Intervall erstellt. Das sieht dann so aus.

Mit unserem KIT-Dashlet siehst du dann, welche Aktivität in wie vielen Tagen geplant ist, ob es überfällige Termine gibt.

Da ist noch nicht alles. Du kannst dir die letzten KIT-Aktivitäten anzeigen lassen.

Und damit du den Überblick nicht verlierst, gibt es eine Listenansicht, auf der du genau sehen kannst, welche bevorstehenden Nachfass-Termine es gibt oder was überfällig ist. Das Ganze farblich hervorgehoben, quasi in your face. Und jeder Nutzer sieht genau seine Aktivität und nicht die des Kollegen.

Ein weiteres Feature von „Keep in Touch“ ist „Key Dates“. Damit kannst du dich an wichtige Zeitpunkte erinnern lassen, Jubiläen, Geburtstage oder hinterlegen, seit wann eine Firma Kunde ist.

Unser Key-Dates-Feature funktioniert sowohl für Firmen als auch für einzelne Kontakte. Diese lassen sich dann komfortabel auf der Startseite anzeigen oder direkt bei der jeweiligen Firma oder dem Kontakt.

In Sugar Standard sind alle Telefon Links als callto: Links definiert. Manche Drittanwendungen unterstützen dieses Format nicht und funktioniert nur mit tel: Links. Mit unserem Enhancement werden alle callto: Links in das tel: Format umgewandelt.

Mit unserem Enhancement „Address Field Optimizer“ wird das Adressfeld angepasst.

• die Platzierung der Felder Postleitzahl und Stadt, wird für eine bessere Unterstützung des gewohnten Adressformats in Deutschland optimiert.
• optional: Das Feld Bundesland wird entfernt oder durch Adresszusatz ersetzt.

Mit unserem Enhancement „Tooltips für Sugar Felder“ haben Sie die Möglichkeit Tooltips (Hilfstexte) für beliebige Felder zu definieren und diese mit HTML formatieren. Somit können auch längere Text besser von den Nutzern wahrgenommen werden.

Mit unserem Enhancement „E-Mail Verknüpfung und Versandoption für die Aktivitäten Module“ haben Sie die Möglichkeit E-Mails aus den Aktivitäten zu versenden und E-Mails entsprechend in den Aktivitäten zu archivieren.

Es passiert oft, dass, nachdem man eine Aktivität (Anruf, Meeting oder Aufgabe) im Sugar abschließt, man gleich eine Nachfolgeaktivität vom gleichen Typ planen möchte. Das nimmt Zeit in Anspruch. Mit dem Enhancement „Follow-Up-Activities“ lässt sich dieser Prozess vereinfachen und deutlich verkürzen. Und das wichtigste, man vergisst nicht, diese wichtige Aktivität zu erstellen, weil dann doch was dazwischen gekommen ist. Durch die zusätzliche Option kann der Nutzer entscheiden, ob er speichern möchte oder speichern und eine Folgeaktivität planen möchte. Im Bild unten sehen Sie, wie es funktioniert.

Falls es noch Dinge gibt, die du bei Sugar vermisst oder euch den Alltag erleichtern würden, gib Bescheid, wir freuen uns über neue Ideen. Weitere Anpassungen sind bei uns übrigens auch schon in Planung. Am besten du meldest dich für unseren Newsletter an, dann bleibst du immer auf dem Laufenden.