MyCRM Enhancements

Erweiterungen von MyCRM die das beste CRM noch besser machen

SugarCRM kann von Haus aus enorm viel, hat einen sehr großen Funktionsumfang, aber ein paar Dinge fehlen (noch) oder sind etwas umständlich gelöst. Aus diesem Grund haben wir im Laufe der Jahre ein paar Funktionserweiterungen für SugarCRM entwickelt, die du auch nutzen kannst. Dinge, wie die Länderangabe als Drop-down-Menü statt als Textfeld darzustellen. Klingt wenig spektakulär, aber wenn du nach einer Messe 100 Kontakte einpflegen musst, dann weißt du, wie viel Zeit so etwas spart.

Nachfolgend stellen wir acht dieser Funktionserweiterungen für Sales, Marketing und Service näher vor.

1. MyCRM Metrics für zusätzliche Auswertungen

SugarCRM stellt von Haus aus zahlreiche Reports zur Verfügung. Wir haben das noch erweitert, damit du Antworten auf so wichtige Fragen erhältst wie:

  • Wie viele Tage braucht es durchschnittlich, bis ein Angebot zum Abschluss kommt?
  • Wie viele Tage vergehen, bis ein Support-Ticket geschlossen wird?
  • Wann hat der letzte Kontakt stattgefunden?

Diese und ähnliche Daten erhältst du mit unserem MyCRM Metrics. Nachfolgend Screenshots mit ein paar Beispielen, wie wir das für Firmen-, Kontakt- oder Support-Module umgesetzt haben.

MyCRM Metrics für SugarCRM
ticket-metrics-felder

Keine zusätzlichen Dateneingabe erforderlich

Für diese Reports musst du keine zusätzlichen Daten eingeben. Es handelt sich vielmehr um eine Sammlung von Feldern (read-only) für Sales, Marketing und Service, aus denen dann alle erforderlichen Informationen gezogen werden. Diese werden dann anschließend visualisiert.

filter-und-reports

2. Reaction Time Add-on – Reaktionszeit anzeigen

Je schneller man bei Interessenten reagiert, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass daraus ein Kunde wird. So weit, so gut. Aber wie schnell muss man sein?

James Oldroyd hat in einer Studie festgestellt, dass allein der Unterschied zwischen 30 und 5 Minuten signifikant ist: Die Erfolgschancen, einen über die Webseite gewonnenen Interessenten telefonisch zu qualifizieren, erhöht sich um das 21-fache. Allein in diesen 25 Minuten. Die Studie stammt aus dem Jahr 2007, Ewigkeiten her; man muss heute eher noch schneller reagieren. Aber wie viel Zeit vergeht bei euch?

reaction-time-overview

Um das festzustellen, haben wir das Reaction Time Add-on entwickelt. Dafür gibt es drei zusätzliche Dashlets:

  1. Average for Cases (Durchschnittswert für Supportanfragen)
  2. Average for Leads (Durchschnittswert für Interessenten)
  3. Total average for both modules (Durchschnittswert für Tickets und Interessenten gesamt)

Dafür wird Folgendes ausgewertet:

  • Anrufe, Meetings (Nur mit Status = Durchgeführt „Held“): Startdatum
  • E-Mails: Versanddatum

3. @-Mention für Activity Streams

Apropos schnell reagieren. Bei Twitter und Facebook kannst du ein @Mention verwenden, um einen Nutzer direkt anzusprechen. Er/Sie wird dann per E-Mail informiert (sofern es nicht deaktiviert wurde). Mit unseren „Mentioned User Notifications for Activity Streams“ ist das ebenfalls für SugarCRM möglich. Einfach andere Nutzer mit @username im Activity Streams erwähnen und schon werden sie per E-Mail informiert.

4. „Land“ als Drop-down-Liste für Firmen, Kontakte, Interessenten

Wie eingangs erwähnt können Erleichterungen bei der Dateneingabe enorm viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Standardmäßig ist bei SugarCRM das Feld „Land“ als Textfeld angelegt, heißt, es ist möglich, „Schwiez“ statt „Schweiz“ zu schreiben. Um das zu vermeiden, macht unser Modul daraus ein Drop-down-Menü. Das Ganze sogar multilingual, das bedeutet, der Wert wird abhängig von der Login-Sprache angezeigt. Für Englisch wäre das dann „Switzerland“.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Verringert Fehler oder Buchstabendreher
  • Standardisiert die Länderbezeichnung auf eine Option. Germany,  Deutschland, DE
  • Vereinheitlichung, daher bessere Auswertungsmöglichkeiten mit dem Reports-Modul

Das Länder-Drop-down-Menü steht für Firmen, Interessenten und Kontakte zur Verfügung.

5. Clipboard & Preview Add-on

Mit dieser Erweiterung haben wir zwei Dinge ergänzt, die es bei Sugar von Haus nicht gibt: Vorschau für Verknüpfungen in der Feldübersicht und das Kopieren von Verknüpfungen oder Textfläche mit einem Klick. Wenn du beispielsweise bei einer Verkaufschance Informationen zur Firma sehen möchtest, musst du entweder einen neuen Tab öffnen oder auf den Link klicken, die Seite öffnen und dann wieder zurückgehen. Umständlich.

Das Gleiche gilt für das Kopieren von Feldinhalten in z.B. dem Beschreibungsfeld oder einem Verknüpfungsfeld mit nur einem Klick. Entweder du gelangst in den Editier-Modus (was nicht notwendig ist), es wird gar nichts kopiert oder erst nach mehrmaligem Hin und Her.

Das „Clipboard & Preview“ Modul vereinfacht das, dafür gibt es zwei zusätzliche Icons für die Vorschau und das Kopieren.

1. Vorschau
Wenn du auf das Auge-Symbol neben einer Verknüpfung klickst, siehst du sofort, welche Informationen sich dahinter verbergen. Damit musst beispielsweise nicht mehr den Link in einem neuen Tab öffnen und dann hin- und herspringen. Die Vorschau gibt es übrigens für alle Verknüpfungen (Felder mit Link).

2. Kopieren
Mit dem zweiten Symbol „2 Blätter“ kannst du außerdem schnell und einfach den Inhalt eines Feldes kopieren. Also etwa den Firmennamen. Gerade bei Verknüpfungen öffnet sich der Link oder du kommst in den Editier-Modus. Mit unserem Modul passiert das nicht mehr. Und: Du kannst mit nur einem Klick Inhalte aus Text-Feldern in die Zwischenablage kopieren, sonst sind dazu drei Aktionen notwendig.

6. Automatisierte Briefanrede (Ansprache)

Ein weiteres im E-Mail Marketing gern genutztes Feld ist das Feld „Ansprache“ (Sehr geehrter/Sehr geehrte). Mit unserem Add-on wird die „Ansprache“ automatisch durch das Feld „Anrede“ (Herr/Frau) gefüllt. Es bedeutet weniger Fehler, man vergisst nichts und spart natürlich Zeit: Du gibst einmal die Anrede ein und die Ansprache wird danach automatisch gesetzt. Das Drop-down-Menü steht es sowohl für Interessenten als auch Kontakte zur Verfügung.

Zusätzlich empfehlen wir noch ein weiteres Feld für die Angabe des akademischen Grades, beispielsweise Dipl. Ing, Dr. oder Prof. Dr., sowie eine entsprechende Variable für E-Mail-Templates für z.B. Newsletter Versand.

7. DisableAddressCopy – Adresskopie verhindern

Hilfreich fanden unsere Kunden unser „DisableAddressCopy“ Add-on. Das verhindert, dass die Hauptadresse (Rechnungsadresse) automatisch in die alternative Adresse (Lieferadresse, Privatanschrift usw.) übernommen wird. So vermeidest du Fehler bei der Dateneingabe

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8. MyCRM Initial Filter

Wenn du in einer Verkaufschance einen Kontakt verknüpfen möchtest, zeigt dir Sugar standardmäßig alle verfügbaren Kontakte an. Mit unserem Add-on „MyCRM Initial Filter“ werden nur die Kontakte anzeigt, die mit der gleichen Firma verknüpft sind. Das macht das Ganze übersichtlicher, insbesondere wenn du nicht mehr genau den Namen weißt.

Diese und weitere nützliche Filter stehen neben Verkaufschancen auch für alle anderen Module zur Verfügung, bei denen es entsprechende Verknüpfungen gibt, also beispielsweise Aktivitäten, Notizen, Cases etc.

mycrm-initial-filter

9. Adressänderungen bei Firmen für verknüpfte Kontakte übernehmen

Wie eingangs geschrieben, wenn sich die Adresse bei einer Firma ändert, wird das nicht automatisch für die damit verknüpften Kontakte übernommen. Das führt dazu, dass Anschriften nicht aktuell sind. Im Alltag ist das unpraktisch, gerade wenn man manuell mehrere Kontakte nachpflegen muss.

Mit unserer Erweiterung wird eine Adressänderung (nur Hauptadresse) automatisch auf die verknüpften Kontakte angewendet. Allerdings ist das nicht immer sinnvoll, wie wir feststellen mussten. Es gibt Fälle, bei denen die Adresse gleich bleibt. Eine zusätzliche Checkbox im Kontakt-Modul sorgt nun dafür, dass du für jeden Kontakt entscheiden kannst, ob die Adresse überschrieben werden soll – oder nicht.

mycrm-enhancement-address-inherit

Unser Erweiterungsmodul gibt es in zwei Varianten:

  1. Mit einer Checkbox, um die Änderung der Adresse beim jeweiligen Kontakt zu verhindern.
  2. Du musst in der Checkbox den Haken setzen, um die Adresse anzupassen.

10. Produktkatalog – Dashlet auch für das Filtern der Listenansicht

Seit Sugar 7.11 (Winter ’18 Release) gibt es das Produktkatalog-Dashlet. Damit werden Produkte optisch ansprechend und übersichtlich mittels Baumstruktur dargestellt. Produkte und Dienstleistungen kannst du damit schnell und einfach hinzufügen, ohne die Angebotsmaske verlassen zu müssen.

Leider funktioniert das Dashlet nur für das Angebot-Modul. Das haben wir geändert und nun auch für die Listenansicht in “Produkte” verfügbar gemacht. Der Vorteil: Damit kannst schnell und einfach die Kategorien der Produkte filtern.

11. Mehr Auswertungsfelder bei Verkaufschancen

In unserem E-Book „Wie man den ROI eines CRM-Tools weiter steigert“ haben wir geschrieben, dass sich ein CRM-Tool gerade auch deshalb rechnet, weil es die Möglichkeit bietet, Vertriebsaktivitäten auszuwerten. Das müssen nicht immer gleich Reports sein. Es reicht beispielsweise ein Feld, das anzeigt, wie viele Tage ein Angebot über dem erwarteten Abschlussdatum liegt.

In SugarCRM gibt es in den Verkaufschancen allerdings nur ein Datumsfeld „Expected Close date“. Das haben wir etwas aufgebohrt und eine Reihe zusätzlicher Feldern hinzugefügt, um mehr Informationen bereitzustellen. Folgende zusätzlichen Felder gibt es bei unserer „Better-Opportunities“-Erweiterung:

  • Verbleibende Tage (bis zum geplanten Abschluss) – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
  • Dauer in Tagen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
  • Tatsächliches Abschlussdatum (Closed date) – dieses Datum wird automatisch gesetzt, wenn die Phase auf „Abgeschlossen“ (Gewonnen) geändert wird.
  • Überfällig seit X Tagen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
  • Dauer in Wochen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
better-opportunities-fields

All diese Felder können auch ausgewertet werden. Falls dir noch etwas einfällt, das an dieser Stelle sinnvoll wäre, lass es uns wissen.

12. Auswertungen für Geburtstage

Mit dieser Erweiterung kannst du das Feld „Geburtstage“ auswerten und nach Kontakten und Benutzern (Teammitgliedern) filtern. Folgende Reports gibt es:

  • War hat heute Geburtstag?
  • Wer hat diesen Monat Geburtstag?
  • Wer hat Geburtstag in X Tagen?
  • Verteilung der Geburtstage über die Monate (Diagramm)
birthday-reports

Ein weiteres Extra, der Benutzer, der den Kontakt betreut, erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Auf diese Weise vergisst man nicht, zu gratulieren und muss sich keine Reminder im Kalender erstellen.

13. Telefonnummer bei „Anrufe“ hinzufügen

Wenn du aktuell in SugarCRM einen Anruf planst, wird dir in der Einzelansicht nicht die Telefonnummer des Gesprächspartners angezeigt, du musst dafür erst auf die jeweilige Kontakt- bzw. Interesenten-Seite. Mit unserer Erweiterung wird automatisch die Telefonnummer gleich in die Anruf-Detailansicht übernommen. Das spart Zeit, gerade wenn man viel telefoniert. Es wird dabei zunächst die Standard-Nummer (Telefon-Büro) übernommen. Falls das Feld leer ist, die Mobilnummer.

Übrigens unser Partnerunternehmen Hej Software hat eine Telefonintegration von SugarCRM mit sipgate entwickelt. Damit kannst du Anrufe mit einem Klick starten. Daraufhin öffnet sich ein Browser-Plug-in, in dem du unter anderem Notizen festhalten kannst. Mehr Informationen dazu findest du auf dieser Seite.

anrufeuebernahme

14. E-Mail vollständig anzeigen

Was uns bei SugarCRM bislang auch immer etwas gestört hat, war das kleine Nachrichten-Feld im E-Mail-Modul. Gerade bei längeren Nachrichten muss man oft scrollen. Mit unserem „Email Body Full-Height“ wird der Inhalt nun als Ganzes angezeigt.

email-body

15. E-Mail verfassen mit mehr Möglichkeiten

Apropos E-Mails. Wir haben uns auch den E-Mail-Editor vorgenommen und um insgesamt elf weitere Optionen ergänzt. Wobei es stimmt nicht ganz. In früheren Versionen von Sugar (bis 7.9), standen beim Verfassen von E-Mails deutlich mehr Optionen zur Verfügung. SugarCRM hat das Modul komplett neu entwickelt und dabei einige Funktionen entfernt, wie etwa “Links verknüpfen”.

Uns hat das tatsächlich gefehlt, daher haben wir das und weitere Dinge wieder integriert und neue Optionen hinzugefügt. Falls du das auch vermisst hast, sprich uns an.

advanced-tinymce

16. Korrekte Darstellung längerer Namen

Eine weitere Anpassungen haben wir bei der Anzeige von Namen vorgenommen. Damit wird das Anrede-/Vorname-/Name-Feld bei Kontakten und Interessenten verbreitert und so eine korrekte Darstellung längerer Namen möglich macht.

Selbst ein Herr Wolf-Henning Schneider (immerhin 27 Zeichen) würde dann vollständig angezeigt.

fullname-view

Soweit unsere neuen acht Erweiterungen. Kontaktier uns, wenn du Interesse an diesen oder unseren früheren SugarCRM-Enhancements hast.

17. Rufnummer Validierung (Standardisierung von Telefonnummern)

Validierung und Tooltip Hinweis für Telefonnummer Felder in Firmen, Kontakten und Interessenten.

Rufnummer Validierung

18. Firmenverknüpfung für Kontakte Auditieren

Hält die Änderungen der Beziehung zwischen Kontakten und Firmen für dich nachvollziehbar. Contacts to Accounts Relationship Audit macht die Änderungen im Changelog sichtbar.

Contacts Accounts Relationship Audit View

19. Sugar Notifications für Mention im Activity Stream

Erstellt einen Eintrag im Notification-Bericht für den einzelnen User, wenn dieser im Activity Stream markiert wurde.

Sugar Notifications für Mention im Activity Stream

20. UI Enhancement: Hervorhebung von Pflichtfeldern

Hebt die Pflichtfelder beim erstellen von Eintragen und bei der Validierung hervor.

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21. UI Enhancement: Umrandung für Felder

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22. Custom Feld-Typ für Unterschriften (Touch / Canvas)

Custom Feld-Typ für Unterschriften

23. Typ der Firma als Feld in verknüpften Modulen

Das Feld Typ (Firmen Modul) gibt es nicht in den verknüpften Modulen (Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Verträge, Aktivitäten). Das bedeutet man kann nicht in der Listenansicht nach Verkaufschancen von Firmen Typ = “Potentieller Kunde” suchen / filtern. Mit unserem Enhancement ist es nun möglich, in den Listenansichten nach dem Firmen Typ zu filtern.

firmentyp-enhancement

Geht das auch mit Sugar?

Falls es noch Dinge gibt, die du bei SugarCRM vermisst oder euch den Alltag erleichtern würden, gib Bescheid, wir freuen uns über neue Ideen. Weitere Anpassungen sind bei uns übrigens auch schon in Planung. Am besten du meldest dich für unseren Newsletter an, dann bleibst du immer auf dem Laufenden.

Michael Zogot, CRM Consultant
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