Sugar 11 – Release Highlights

Der E-Mail-Editor hat viele neue Werkzeuge erhalten. Diese waren beispielsweise bisher nur durch MyCRM-Enhancements verwendbar, die wir exklusiv unseren Kunden angeboten haben. Mit diesem Update stehen sie nun allen Sugar-Nutzern zur Verfügung. Damit lassen sich z. B. Links, Bilder und Tabellen mit einem Klick hinzufügen. Des Weiteren können nun auch Variablen sehr viel einfacher eingefügt werden oder E-Mails als reine Text-E-Mails versendet werden.

Das E-Mail-Templates-Modul hat nun endlich auch ein Update auf Sidecar (dem Core-Framework von Sugar) erhalten und sieht nicht mehr wie die älteren Sugar-Versionen aus. Darüber hinaus können Vorlagen durch Tags organisiert und Variablen viel einfacher verwendet werden. Bei Letzteren wurde die Möglichkeit hinzugefügt, Felder aus Tickets als variable Information zu nutzen. Das ist aus unserer Sicht für die Ticketverwaltung ein enormer Gewinn.

Alle Fans von Dark-Mode dürfen sich freuen! Mit dem neuen Update der Sugar-Mobile-App und Sugar 11 kann man nun auch die Sugar-App in der Dunkelkammer nutzen. Du kannst einen bevorzugten Modus wählen oder die App nimmt den vom System eingestellten Modus für die Darstellung.

Die App hat auch eine Unterstützung für das Hochladen von mehreren Dateianhängen erhalten.

Ein cooles UX-Feature sind die Dashboard floating actions buttons, quasi ein Hamburger-Menü am unteren rechten Bildschirmrand. Klicken, und es öffnen sich nach oben verschiedene Quick-Actions. Diese floating actions buttons ersetzen die Dashboard Action Items und sind für alle Dashboard-Ansichten verfügbar.

Die Größe von Dashlets in Dashboards kannst du nun flexibel anpassen. Anstatt einer Einheitsgröße für alle Dashlets, kannst du ein Dashlet in die Breite ziehen, eines in die Länge oder eines etwas verkleinern. Und ab sofort gibt es auch keine Limits für die Anzahl der Dashlets auf einem Dashboard.

Eine weitere wichtige Neuerung, die viele Sugar-9- und -10-Benutzer beschäftigt hat, war die fehlende Möglichkeit, benutzerdefinierte Filter in Dashlets mit anderen zu teilen. Das ist nun möglich. Wenn ein globales Dashlet mit einem benutzerdefinierten Filter erstellt wird, steht dieser Kollegen ebenfalls zur Verfügung.

Das Bearbeiten der Felder in der Vorschau ist nun auch in Datensatz-Ansichten und aus Drill-Down-Ansichten (Berichte) möglich. Das heißt, es ist nicht nur auf Listenansichten beschränkt. Dazugekommen ist eine Erweiterte-Vorschau-Ansicht (ab Enterprise oder Sell), die es bislang nur für Cloud-Kunden gab. Damit lassen sich übersichtlich viele Informationen gleichzeitig einblenden und bearbeiten, wie man unten sehen kann.

Damit ist das Hochladen von Anhängen nicht mehr auf eine Datei limitiert. Somit können mehrere Dateien in einer Notiz zusammengefasst und die Anzahl von potenziellen Notizen reduziert werden.

In SugarCRM kann man seit Version 9.3 auch zeitbasierte Verträge und Produkte verwalten, beispielsweise Abos oder Service-Verträge. Seit diesem Update gibt es ein sogenanntes Coterminate-Add-on, coterminate, englisch für „von gleicher Dauer“. Folgende Neuerungen gibt es in diesem Zusammenhang:

Mit dieser Funktion kann der Vertragsbeginn und die Dauer aller Produkte, die als verlängerbare Service-Abos definiert sind, direkt in der Verkaufschance selbst angepasst werden und nicht mehr wie früher nur durch die Änderung der einzelnen Revenue-Line-Items (Umsatzposten). Das spart viel Zeit, insbesondere wenn du viele Revenue-Line-Items in einer Verkaufschance hast. So sieht das aus:

Falls sich die Vertragsdauer einzelner Posten in einem Angebot ändert, wird die Gesamtsumme im Angebot automatisch entsprechend der Restlaufzeit anteilig angepasst. Das heißt, wenn die Vertragslaufzeit eines zweijährigen Vertrages noch neun Monate beträgt, werden die Kosten von zwei neuen Abos entsprechend auf die neun Monate angepasst und die Gesamtsumme um den Betrag erhöht.

Spannend ist auch, dass die Laufzeiten von Service-Verträgen verändert werden können, wenn bei diesen Artikeln im Produkt „Lock Duration“ nicht angeklickt wurde. Das erlaubt die Flexibilität, Verträge statt nur zwei Jahre auch für drei Jahre zu vereinbaren, ohne gleich ein neues Produkt anlegen zu müssen.

Damit kann die Vertragslaufzeit von zeitbasierten Produkten und Services auf sämtliche Positionen der Verkaufschance angewandt werden. Hilfreich ist das, wenn die einzelnen Positionen unterschiedliche Laufzeiten haben, also ein Abo zwei Jahre, ein Service-Vertrag drei Jahre.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Du hinterlegst bei einer Verkaufschance 15 Produkte als Revenue Line Items (Umsatzposten), für das Alternativangebot sollen lediglich zehn Produkte berücksichtigt werden. Früher musste man separate Angebote dafür erstellen, jetzt habt ihr die Möglichkeit, individuell zu steuern, welche Umsatzposten in das Angebot übernommen werden sollen.

Seit Sugar Q1/2021 sind nun auch Massen-Updates für Checkboxen, Mehrfachauswahl und Datumsfelder möglich. Wirklich eine enorme Arbeitserleichterung, wie wir aus unserem Alltag berichten können.

Weitere Neuerungen, die sich bislang nur durch individuelle Programmierung, etwa durch uns, lösen ließen.

Seit dem Q4-2020-Update (Sugar 10.2) gibt es den Datentyp (Feldtyp) AutoIncrement; es wird für Zahlenwerte verwendet. Nach dem erstmaligen Speichern erhöhen sich die Feldwerte nachfolgender Datensätze jeweils um eins. Das ist beispielsweise ganz praktisch für Verkaufschancen-Nummern oder für alle Objekte, die eine automatisch hochzählende Nummer benötigen. Im Sugar-Standard wird es seit jeher im Tickets-Modul für Ticketnummer verwendet, war aber nur mit Programmieraufwand auch für Standardmodule verfügbar.

Außerdem können Administratoren flexible Pflichtfelder-Definitionen bestimmen. Das heißt, nur wenn ein bestimmter Wert in einem verknüpften Feld ausgewählt wird, soll das Feld zum Pflichtfeld werden. Beispiel: Wird eine Verkaufschance als “Verloren” eingestuft, wird “Grund für Verloren” zum Pflichtfeld.

Hinzugefügt wurde auch die Option für schreibgeschützte Felder. Admin-Benutzer haben jetzt die Möglichkeit, ein Feld immer oder bedingt schreibgeschützt zu machen.

Im Lauf der Jahre sammeln sich in jedem System unzählige Daten an; das ist bei CRM-Tools nicht anders. Um nicht den Überblick zu verlieren, kam mit Sugar 10.3 ein ganz neues Modul hinzu, das nun auch On-Site-Nutzern zur Verfügung steht. Nicht mehr benötigte Datensätze können darüber archiviert oder gleich dauerhaft aus der Datenbank gelöscht werden.

So könnt ihr beispielsweise Meetings vor fünf Jahren mit wenigen Klicks archivieren und das System entschlacken, allein weil so oftmals einige Tausende Datensätze ins „Archiv“ wandern.

Und natürlich könnt ihr Datensätze auch dauerhaft löschen, etwa Leads, die älter als zwei Jahre sind und im Zuge von DSGVO-Maßnahmen aus dem System entfernt werden.

Ab sofort können die Arbeitszeiten (Schichten) von Mitarbeitern sowie Ausnahmen eingetragen werden, etwa für Urlaub, Elternzeit oder Weiterbildungen. Wenn man mit Workflows arbeitet und beispielsweise Anfragen Mitarbeitern zuweist, damit sie zeitnah bearbeitet werden, ist es natürlich sinnvoll, es nur zu tun, wenn sie auch wirklich verfügbar sind.

Filter: Die Anzahl von benutzerdefinierte Filtern wurde auf 50 erhöht.

Filter: Filterung von inaktiven Benutzern: Man kann jetzt Datensätze finden, die inaktiven Benutzern zugewiesen sind.

Filter: Verbesserte Filterung für Meetings und Anrufe: Neue Filter in der Listenansicht zeigen Datensätze an, bei denen der aktuelle Benutzer ein Gast ist.

Arbeiten mit Daten auf Feldebene

• Anklickbare Hyperlinks in Textbereichsfeldern: Hyperlinks in Textbereichsfeldern sind jetzt anklickbar und öffnen den Link in einer neuen Registerkarte.
• Beibehaltung der Feldhöhe im Bearbeitungsmodus: Textfelder, die in der Datensatzansicht aufgeklappt sind, bleiben nach dem Wechsel in die Bearbeitungsansicht aufgeklappt.
• Kopieren von Feldwerten ohne Bearbeitungsmodus auszulösen: Benutzer können durch Klicken und Ziehen Text von Feldwerten in der Datensatzansicht markieren und kopieren.
• Audit-Protokoll für Aktivitäten: Man kann jetzt das Audit-Protokoll für die Module Anrufe, Meetings und Aufgaben aktivieren.

Activity Steam: Man erhält nun eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn man in einem Kommentarprotokolleintrag erwähnt wird.

Zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen für den SugarBPM.

Zahlreiche Bugfixes und Stabilitäts- und Performance-Verbesserungen.

Die alten Authentifizierungsmethoden von Gmail und Microsoft Exchange werden damit nicht mehr offiziell unterstützt. Nach dem Update müsste man sich re-authentifizieren, um möglichen Problemen aus dem Weg zu gehen. Wir empfehlen nach dem Upgrade die E-Mail-Einstellungen zu überprüfen. Hier die Info, was zu tun ist: https://support.sugarcrm.com/Documentation/Sugar_Versions/10.2/Serve/Administration_Guide/Email/#Outgoing_Mail_Configuration

Hier kannst du nochmal die letzten drei Updates und die Release-Notes für Sugar 11 nachlesen.

Unsere Blogbeiträge zu den letzten Updates:

• 10.3
• 10.2
• 10.1

Release Notes:
ENT: https://support.sugarcrm.com/Documentation/Sugar_Versions/11.0/Ent/Sugar_11.0.0_Release_Notes/
PRO: https://support.sugarcrm.com/Documentation/Sugar_Versions/11.0/Pro/Sugar_11.0.0_Release_Notes/