Manchmal hilft ein Neustart – Die macom GmbH Story

 In Automatisierung, CleverReach, Controlling, E-Mail Marketing, Integation, Kanban, SugarCRM, Telefonie

Kundenprojekte sind alle sehr verschieden und doch sind sie alle sehr ähnlich in den Ergebnissen, Problemen und Erkenntnissen. Es ist unheimlich wichtig, bei einem Projekt die Zeit zum Reflektieren zu finden (zurück und nach vorne zu schauen), um zu sehen, ob man immer noch in die richtige Richtung läuft.

Genau das haben wir mit unserem langjährigen Kunden macom GmbH gemacht, um die Nutzerakzeptanz des Systems zur erhöhen und die damals geplante Neuausrichtung des Unternehmens auch im CRM abzubilden. Damit sollte das System auch kritisch hinterfragt werden.

In diesem Beitrag finden Sie einen kleinen Einblick dazu.

Was macht macom GmbH?

Die macomGROUP ist europäischer Marktführer für herstellerneutrale medientechnische Beratung, Fachplanung und Managementleistungen in Arbeits-, Lern- und Kundenwelten.

Ausgangssituation

Unser Kunde macom GmbH hatte Sugar schon einige Jahre im Einsatz; es fand jedoch keinen breiten Zuspruch bei den Mitarbeitern und wurde dadurch nicht vollumfänglich und gerne genutzt.

Im Zuge eines notwendigen Software-Updates wurde 2018 beschlossen, das zum Anlass zu nehmen, das System noch einmal komplett neu aufzusetzen. Dafür wurden Felder und Eingabemasken angepasst, Module wie Verkaufschancen erweitert und die Funktionalitäten von Sugar mithilfe von Erweiterungen und Integrationen zusätzlich ergänzt.

Ziel war es die Akzeptanz für das Tool zu erhöhen, Mitarbeiter bei der Definition der Anforderungen zu involvieren und die Vertriebs- und Marketingprozesse noch besser mit dem CRM zu verzahnen. Kurz gesagt ​ein Tool zu haben, das sie im Alltag unterstützt, hilfreiche Informationen liefert und deshalb gerne verwendet wird.

Umsetzung

Den Startschuss für den „Neuanfang“ bildete ein Draw-how-to-make-Workshop, in dem Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam den Angebotsprozess visualisierten und Verbesserungen wie auch Ergänzungen diskutierten. Die Ergebnisse wurden im Modul Verkaufschancen umgesetzt, das jetzt den Vertriebsprozess von Leadgenerierung bis hin zum Abschluss abbildet.

Zusätzlich wurde der Marketing-Workflow optimiert, erleichtert und transparenter gemacht. Dafür wurde unter anderem ein Event-Modul entwickelt, über das Veranstaltungen organisiert und verwaltet werden können. Außerdem werden dank CleverReach-Integration Daten zwischen CRM und E-Mail-Marketing-Tool automatisch synchronisiert.

Vor dem Go-live wurden alle Benutzer geschult und eine Key Userin definiert, die Kollegen unterstützt und kleine Anpassungen wie auch benutzerdefinierte Felder oder Auswertungen selbst vornehmen kann.

„Mit Sugar haben wir unsere Vertriebskennzahlen optimal im Blick. In Zusammenarbeit mit MyCRM hatten wir die Möglichkeit, das Programm in seiner Funktionsweise auf unsere Bedürfnisse zuschneiden zu lassen. Seither ist Sugar ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit im Vertrieb“

Oliver Mack, Geschäftsführer / Managing Partner macom GmbH

Ergebnis

Sugar wurde vom „notwendigen Übel“ zu einem Tool, das Mitarbeiter im Alltag unterstützt. Es gab seitdem zahlreiche Erweiterungen, etwa ein eigenes „Eventmanagement“-Modul, Anpassungen und Integrationen, die den Arbeitsalltag signifikant erleichtern, etwa

– Anrufe direkt aus dem CRM zu starten, statt Telefonnummern einzutippen;
– Visitenkarten einzuscannen statt nach einer Messe stundenlang Adressen eingeben zu müssen

Außerdem stehen für die wöchentlichen Vertriebsmeetings inzwischen zahlreiche Dashboards/Auswertungen zur Verfügung, um Engpässe und Vertriebskennzahlen sofort und übersichtlich auf einem Blick zu haben.

Best Practices – das hat aus unserer Sicht zum Erfolg mit beigetragen

  • Initialer Draw-how-to-make-Toast-Workshop, um gemeinsam im Team zu diskutieren: Wie sehen unsere Prozesse aus, was können wir verbessern/ergänzen und diese dann im Tool abzubilden (und nicht umkehrt Prozesse an das Tool anzupassen)
  • Key User bei macom festlegen und im engen Austausch das Tool anzupassen und sie zu befähigen, Anpassungen selbst vorzunehmen (etwa Dashboards erstellen) oder Kollegen bei Fragen zu unterstützen – das hat die Akzeptanz deutlich gesteigert
  • Prozesse zu verzahnen und standardisieren – sei es den Vertriebsprozess neu aufzusetzen, Marketing-Prozesse durch ein eigenes Modul abzubilden oder wöchentliche Vertriebsmeetings mithilfe von Reports effizienter zu gestalten.

Umgesetzte Anpassungen und Integrationen (Auszug)

● Verkaufschancen-Modul mit ausgeklügelter Feldstruktur

    • Strategic Selling Subpanel: Stakeholder Übersicht/Verwaltung
    • Hinzugefügt: Wettbewerber-Verwaltung pro Verkaufschance
    • Kanban-Ansichten für Verkaufschancen
    • „Visitenkarte“ – Zusammenfassung der wichtigsten Eckpunkte inklusive Produkte

●  Event-Management Modul für macom entwickelt

●  Berichte & Dashboards individuell angepasst

●  Mobile App

●  CleverReach-Integration

●  snapADDY-App, um Visitenkarten einzuscannen

●  Telefon-Integration (direkt aus dem Tool telefonieren)

●  E-Mail-Integration dank Outlook-Plug-in

NEUESTE BEITRÄGE

Höchstens eine E-Mail in der Woche.

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