Das geht auch mit Sugar

 Kategorie: Allgemein, SugarCRM, Tools

Wir waren uns nicht einig, ob hinter der Überschrift für diesen Artikel ein Frage- oder Ausrufezeichen stehen sollte. Daher haben wir das Satzzeichen weggelassen.

SugarCRM kann von Haus aus enorm viel, hat einen sehr großen Funktionsumfang, aber ein paar Dinge fehlen (noch) oder sind etwas umständlich gelöst. Aus diesem Grund haben wir im Laufe der Jahre ein paar Funktionserweiterungen für SugarCRM entwickelt, die du auch nutzen kannst. Dinge, wie die Länderangabe als Drop-down-Menü statt als Textfeld darzustellen. Klingt wenig spektakulär, aber wenn du nach einer Messe 100 Kontakte einpflegen musst, dann weißt du, wie viel Zeit so etwas spart.

Nachfolgend stellen wir acht dieser Funktionserweiterungen für Sales, Marketing und Service näher vor.

1. MyCRM Metrics für zusätzliche Auswertungen

SugarCRM stellt von Haus aus zahlreiche Reports zur Verfügung. Wir haben das noch erweitert, damit du Antworten auf so wichtige Fragen erhältst wie:

  • Wie viele Tage braucht es durchschnittlich, bis ein Angebot zum Abschluss kommt?
  • Wie viele Tage vergehen, bis ein Support-Ticket geschlossen wird?
  • Wann hat der letzte Kontakt stattgefunden?

Diese und ähnliche Daten erhältst du mit unserem MyCRM Metrics. Nachfolgend Screenshots mit ein paar Beispielen, wie wir das für Account-, Kontakt- oder Support-Module umgesetzt haben.

MyCRM Metrics für SugarCRM
ticket-metrics-felder

Keine zusätzlichen Dateneingabe erforderlich

Für diese Reports musst du keine zusätzlichen Daten eingeben. Es handelt sich vielmehr um eine Sammlung von Feldern (read-only) für Sales, Marketing und Service, aus denen dann alle erforderlichen Informationen gezogen werden. Diese werden dann anschließend visualisiert.

filter-und-reports

2. Reaction Time Add-on – Reaktionszeit anzeigen

Je schneller man bei Interessenten reagiert, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass daraus ein Kunde wird. So weit, so gut. Aber wie schnell muss man sein?

James Oldroyd hat in einer Studie festgestellt, dass allein der Unterschied zwischen 30 und 5 Minuten signifikant ist: Die Erfolgschancen, einen über die Webseite gewonnenen Interessenten telefonisch zu qualifizieren, erhöht sich um das 21-fache. Allein in diesen 25 Minuten. Die Studie stammt aus dem Jahr 2007, Ewigkeiten her; man muss heute eher noch schneller reagieren. Aber wie viel Zeit vergeht bei euch?

reaction-time-overview

Um das festzustellen, haben wir das Reaction Time Add-on entwickelt. Dafür gibt es drei zusätzliche Dashlets:

  1. Average for Cases (Durchschnittswert für Supportanfragen)
  2. Average for Leads (Durchschnittswert für Interessenten)
  3. Total average for both modules (Durchschnittswert für Tickets und Interessenten gesamt)

Dafür wird Folgendes ausgewertet:

  • Anrufe, Meetings (Nur mit Status = Durchgeführt „Held“): Startdatum
  • E-Mails: Versanddatum

3. @-Mention für Activity Streams

Apropos schnell reagieren. Bei Twitter und Facebook kannst du ein @Mention verwenden, um einen Nutzer direkt anzusprechen. Er/Sie wird dann per E-Mail informiert (sofern es nicht deaktiviert wurde). Mit unseren „Mentioned User Notifications for Activity Streams“ ist das ebenfalls für SugarCRM möglich. Einfach andere Nutzer mit @username im Activity Streams erwähnen und schon werden sie per E-Mail informiert.

4. „Land“ als Drop-down-Liste für Firmen, Kontakte, Interessenten

Wie eingangs erwähnt können Erleichterungen bei der Dateneingabe enorm viel Zeit sparen und Fehler reduzieren. Standardmäßig ist bei SugarCRM das Feld „Land“ als Textfeld angelegt, heißt, es ist möglich, „Schwiez“ statt „Schweiz“ zu schreiben. Um das zu vermeiden, macht unser Modul daraus ein Drop-down-Menü. Das Ganze sogar multilingual, das bedeutet, der Wert wird abhängig von der Login-Sprache angezeigt. Für Englisch wäre das dann „Switzerland“.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Verringert Fehler oder Buchstabendreher
  • Standardisiert die Länderbezeichnung auf eine Option. Germany,  Deutschland, DE
  • Vereinheitlichung, daher bessere Auswertungsmöglichkeiten mit dem Reports-Modul

Das Länder-Drop-down-Menü steht für Firmen, Interessenten und Kontakte zur Verfügung.

5. Clipboard & Preview Add-on

Mit dieser Erweiterung haben wir zwei Dinge ergänzt, die es bei Sugar von Haus nicht gibt: Vorschau für Verknüpfungen in der Feldübersicht und das Kopieren von Verknüpfungen oder Textfläche mit einem Klick. Wenn du beispielsweise bei einer Verkaufschance Informationen zum Account sehen möchtest, musst du entweder einen neuen Tab öffnen oder auf den Link klicken, die Seite öffnen und dann wieder zurückgehen. Umständlich.

Das Gleiche gilt für das Kopieren von Feldinhalten in z.B. dem Beschreibungsfeld oder einem Verknüpfungsfeld mit nur einem Klick. Entweder du gelangst in den Editier-Modus (was nicht notwendig ist), es wird gar nichts kopiert oder erst nach mehrmaligem Hin und Her.

Das „Clipboard & Preview“ Modul vereinfacht das, dafür gibt es zwei zusätzliche Icons für die Vorschau und das Kopieren.

1. Vorschau
Wenn du auf das Auge-Symbol neben einer Verknüpfung klickst, siehst du sofort, welche Informationen sich dahinter verbergen. Damit musst beispielsweise nicht mehr den Link in einem neuen Tab öffnen und dann hin- und herspringen. Die Vorschau gibt es übrigens für alle Verknüpfungen (Felder mit Link).

2. Kopieren
Mit dem zweiten Symbol „2 Blätter“ kannst du außerdem schnell und einfach den Inhalt eines Feldes kopieren. Also etwa den Firmennamen. Gerade bei Verknüpfungen öffnet sich der Link oder du kommst in den Editier-Modus. Mit unserem Modul passiert das nicht mehr. Und: Du kannst mit nur einem Klick Inhalte aus Text-Feldern in die Zwischenablage kopieren, sonst sind dazu drei Aktionen notwendig.

6. Automatisierte Briefanrede (Ansprache)

Ein weiteres im E-Mail Marketing gern genutztes Feld ist das Feld „Ansprache“ (Sehr geehrter/Sehr geehrte). Mit unserem Add-on wird die „Ansprache“ automatisch durch das Feld „Anrede“ (Herr/Frau) gefüllt. Es bedeutet weniger Fehler, man vergisst nichts und spart natürlich Zeit: Du gibst einmal die Anrede ein und die Ansprache wird danach automatisch gesetzt. Das Drop-down-Menü steht es sowohl für Interessenten als auch Kontakte zur Verfügung.

Zusätzlich empfehlen wir noch ein weiteres Feld für die Angabe des akademischen Grades, beispielsweise Dipl. Ing, Dr. oder Prof. Dr., sowie eine entsprechende Variable für E-Mail-Templates für z.B. Newsletter Versand.

7. DisableAddressCopy – Adresskopie verhindern

Hilfreich fanden unsere Kunden unser „DisableAddressCopy“ Add-on. Das verhindert, dass die Hauptadresse (Rechnungsadresse) automatisch in die alternative Adresse (Lieferadresse, Privatanschrift usw.) übernommen wird. So vermeidest du Fehler bei der Dateneingabe

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8. MyCRM Initial Filter

Wenn du in einer Verkaufschance einen Kontakt verknüpfen möchtest, zeigt dir Sugar standardmäßig alle verfügbaren Kontakte an. Mit unserem Add-on „MyCRM Initial Filter“ werden nur die Kontakte anzeigt, die mit dem gleichen Account verknüpft sind. Das macht das Ganze übersichtlicher, insbesondere wenn du nicht mehr genau den Namen weißt.

Diese und weitere nützliche Filter stehen neben Verkaufschancen auch für alle anderen Module zur Verfügung, bei denen es entsprechende Verknüpfungen gibt, also beispielsweise Aktivitäten, Notizen, Cases etc.

mycrm-initial-filter

Geht das auch mit Sugar?

Gibt es Dinge, die du bei SugarCRM vermisst? Dinge, die den Vertriebsalltag weiter erleichtern könnten? Lass es uns wissen, wir freuen uns auf weitere Anregungen!

Ansonsten, wenn du eines oder mehrere MyCRM-Add-on’s einsetzen möchtest oder noch Fragen hast, melde dich bei uns.

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Michael Zogot, CRM Consultant
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