Kanban-Boards im Vertrieb und was in Sugar möglich ist

 In Controlling, Kanban, SugarCRM, Tools, Vertrieb

Kanban hat inzwischen auch Einzug in den Vertrieb gehalten. Das heißt, entsprechende Boards werden beispielsweise zur Visualisierung von Verkaufschancen oder Leads eingesetzt. Wir zeigen in diesem Artikel, was Sugar in dem Zusammenhang bietet, welches spannende 3rd-Party-Module es gibt und wie du als Sales-Verantwortliche(r) Kanban-Boards nutzen kannst.

Kanban – Historie

Das Kanban-System wurde 1947 von Toyota zur Verbesserung der Produktivität und der Optimierung des Materialflusses erdacht. Zentrale Elemente sind die dezentrale Steuerung, das Pull- oder Hol-Prinzip sowie Kanbans, japanisch für Karten, die an den Behältern mit den für die jeweilige Produktionsstufe benötigten Bauteile befestigt waren.

Kanban wird inzwischen auch in der Software-Entwicklung erfolgreich eingesetzt. Auf Kanban-Boards wird der Projekt-Workflow samt unterschiedlicher Phasen abgebildet und Kärtchen mit Aufgaben notiert. Nach dem Pull-Prinzip werden sie genommen, bearbeitet und dann in die nächste Phase verschoben, solange bis alle Schritte durchlaufen sind und sie fertiggestellt wurde.

Der große Vorteil: Man sieht sofort Engpässe, also Spalten, in denen besonders viele Kärtchen hängen oder wo die Bearbeitung stockt und Aufgaben sehr lange in einer Phase verbleiben. Und genau das lässt sich auch auf den Vertrieb anwenden.

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Quelle: Globale Website von TOYOTA.

Kanban im Vertrieb

Nehmen wir die Angebotspipeline, die ebenfalls in verschiedene Phasen unterteilt ist. Mit Hilfe von Kanban-Boards kann man nun schnell auf einem Blick sehen: In welcher Phase „hängen“ gerade viele Angebote, sowohl wortwörtlich als auch bildlich gesprochen, also wo gibt es aktuell keine Bewegung.

Erkenntnisse, die man sich definitiv im Vertrieb zunutze machen sollte.

Was bietet Sugar in Sachen Kanban?

Sugar hat inzwischen von Haus für Verkaufschancen und Support-Tickets neben der Listen- auch eine Kanban-Ansicht. Diese Ansicht ist in der Cloud-Variante Sugar Sell und Sugar Serve verfügbar.

Verkaufschancen siehst du so entweder als Zeitleiste, heißt, Angebote, deren Abschlussdatum im Juni, August, September etc. liegt. Oder nach Phasen, von “Anfrage” bis “Gewonnen/Verloren”.

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In dem vor Kurzem veröffentlichten Sugar 10.0 wurden weitere Verbesserungen für die Kachel-Ansicht angekündigt. Hier geht es zum Blogbeitrag.

3rd-Party Kanban-Board

Daneben gibt eine 3rd-Party-Kanban-Erweiterung für Sugar, die zum einen für alle Module zur Verfügung steht, etwa für Aktivitäten und zum anderen noch wesentlich mehr Infos bzw. sogar Quick-Actions erlaubt. Also bei Angeboten einen Anruf zu tätigen, eine E-Mail zu schreiben oder über das „Auge“-Symbol in der Seitenleiste mehr Details bereithält. Diese Erweiterung steht für alle Sugar-Editionen zur Verfügung, also auch für Sugar Professional and Sugar Enterprise.

Kanban for Sugar

Gleichzeitig kannst du direkt im Kärtchen Änderungen vornehmen, etwa das Abschlussdatum bearbeiten oder einen Termin anlegen. All das sorgt dafür, dass moderne CRM-Tools wie SugarCRM Zeit sparen und Dinge nicht unnötig verkomplizieren.

Verkaufschance – wie lange schon in der jeweiligen Phase?

Von uns gibt es ebenfalls eine Erweiterung, die zusätzlich noch anzeigt, wie viele Tage sich eine Verkaufschance bereits in der aktuellen Phase befindet. Gerade für Sales-Verantwortliche eine wichtige Info.

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Die Kanban-Ansicht bietet aber noch weitere hilfreiche Möglichkeiten für Sales-Verantwortliche

1. Dinge sichtbar machen

Eine der „Kernpratiken“ beim Kaban-Einsatz in der Software-Entwicklung ist: „Mach Dinge sichtbar“. Angewandt auf dem Vertrieb heißt das: Erfasse alle Aufgaben, Aktivitäten, Verkaufschancen, und mache sie dadurch sichtbar.

Zum einen hilft dir die Kanban-Ansicht festzustellen, wie viele Verkaufschancen ein Mitarbeiter gerade bearbeitet, in welcher Phase sie sich befinden und ob es Bewegung gibt oder zu viele Sachen stagnieren. Wie sieht es mit Meetings aus? Hat ein Mitarbeiter sehr viele Termine und kommt daher nicht zum Nachfassen bei seinen Verkaufschancen?

All das visualisiert ein Kanban-Board deutlich besser als eine Listenansicht und hilft so, „Engpässe“ zu erkennen.

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2. Kanban-Boards für Vertriebs-Meetings

Eine weitere Kernpratik von Kanban in der Software-Entwicklung ist, sich regelmäßig auszutauschen, etwa täglich in sogenannten Stand-ups-Meetings oder auf Vertrieb bezogen in wöchentlichen Team-Meetings.

Das Kanban-Board ist auch hier deutlich übersichtlicher als eine Excel-Liste. Wir haben zudem eine Erweiterung entwickelt, mithilfe derer du dir anzeigen lassen kannst, welche Verkaufschance in eine andere Phase verschoben wurde. So müsst ihr nicht das ganze Board durchsprechen, sondern seht nur die entsprechende Kärtchen.

Zusätzlich wird bei Verkaufschancen farblich gekennzeichnet, wie lange sie sich jeweils in der aktuellen Phase befindet: Grün (< 10 Tage), Gelb (10 bis 20 Tage) sowie Rot (> 20 Tage).

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Live-Demo

Soweit der Kanban-Prozess und welche Möglichkeiten es gerade für Vertriebsteams bietet. Wir nutzen es selbst und können Kanban-Boards nur empfehlen. Gerne zeigen wir dir in einer Live-Demo, welche Möglichkeiten Sugar bietet. Melde dich.

Und falls ihr gerne noch weitere Metriken oder Informationen auf den Kärtchen haben möchtet, als her damit.

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