Wie macht man Toast? Welche Schritte sind dafür notwendig? Wenn ihr das wisst, könnt ihr auch komplexe Prozesse im Unternehmen lösen. Sagt zumindest Designer Tom Wujec, und wir können das nur bestätigen.
Toast zubereiten – der Designer Tom Wujec nimmt das als Aufwärmübung, um im Anschluss Prozesse im Unternehmen auseinanderzunehmen und dann wieder in einer sinnvollen Reihenfolge zusammenzubauen, Abläufe wie beispielsweise den Angebotsprozess. Damit deckt man wunderbar unterschiedliche Vorstellungen, Schwachstellen und fehlende Schritte auf: Wer hakt wann nach? Wie sieht der genaue Ablauf aus?
Zumindest wir im MyCRM-Team sind davon ausgegangen, dass das jedem klar ist. Nun, dem war nicht so und das wird bei euch vermutlich ähnlich sein. Es war daher gut, dass wir uns den Angebotsprozess in einer Draw-how-to-make-toast-Session mal vorgenommen haben.
Wie geht man vor?
Schritt 1
Dafür malt jeder für sich seine Vorstellung davon auf, welche Schritte für die Zubereitung eines leckeren Toastbrotes notwendig sind. Malen, nicht schreiben, egal, ob man glaubt malen zu können oder nicht. Der Grund dafür ist, dass Bilder mehr sagen als Wörter.
Schritt 2
Im Anschluss präsentiert jeder Teilnehmer der Gruppe seine Zeichnung. Ihr werdet feststellen, dass der eine sehr ausführlich bei der Beschreibung war, also noch das Toastbrot kaufen als Schritt betrachtet oder die Einstellung des Bräunungsgrades. Andere wiederum stecken das Brot in den Toaster, fertig, drei, vier Sachen, das war’s.
Schritt 3
Aber das ist nur die Aufwärmübung. Ziel ist, es Prozesse im Unternehmen genauer anzuschauen. Dafür nehmt ihr Post-its, für jeden Schritt eines. Erst mal jeder für sich. Im Anschluss präsentiert ihr eure Ergebnisse und hängt sie vielleicht gleich schon an die Wand. Wichtig, diskutiert erst mal nicht, sondern stellt höchstens Verständnisfragen.
Schritt 4
Wenn alle Post-its erklärt und an die Wand gehängt wurden, fangt ihr an, über die Reihenfolge, fehlende Schritte oder widersprüchliche Auffassungen zu diskutieren. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis dafür zu bekommen, wie der Prozess aussieht, wer wann was macht oder welche Schritte notwendig sind. Gibt es vielleicht Dinge, die aktuell fehlen? Oder Sachen, die verbessert werden können?
Draw-toast-Workshop – unsere Learnings
Wir hatten einen Coach gebeten, den Workshop zu moderieren. Und das können wir empfehlen: zumindest beim ersten Mal jemand Externes dabei zu haben.
Unser Coach hat durch gezielte Nachfragen Schwachstellen in unserem Angebotsprozess aufgedeckt, etwa, dass wir zwar davon gesprochen hatten nachzuhaken, aber schriftlich, telefonisch? Wann? Interessanterweise schien uns das völlig klar. War es nicht, und wir gingen auch unterschiedlich vor.
Was auch lehrreich war: Es haben Schritte gefehlt. Zum Beispiel nach dem Demo-Termin. Hier gab es hitzige Diskussionen, die uns wirklich weitergebracht haben. Jetzt ist nämlich klar, wie wir das in Zukunft handhaben wollen.
Es war auch sinnvoll, dass unsere Entwickler mitgemacht haben. Sie sind ebenfalls im Angebotsprozess involviert, etwa wenn es darum geht, die Anforderungen zu bewerten oder eine zeitliche Schätzung abzugeben. Beide hatten noch einmal einen anderen Blick auf die Dinge, der sehr hilfreich war.
Unser Fazit
Wir hätten nicht gedacht, wie unterschiedlich unsere Vorstellungen von den einzelnen Schritten waren. Auf dem ersten Blick gar nicht gravierend, aber es hat sich auf unsere Arbeit/Zusammenarbeit ausgewirkt und für Missverständnisse gesorgt. Wir werden das auch noch für andere Abläufe machen, mal schauen, was sich da noch verbessern lässt, auch wieder mit Coach.
Neugierig?
Gerne moderieren wir einen solchen Toast-Workshop bei dir. Das bringt euch definitiv weiter, und es hilft, wie gesagt, jemand von außen dabei zu haben, der eure Prozesse nicht kennt und Dinge hinterfragt.
Ideen, welche Prozesse ihr bei einem Draw-how-to-make-Toast-Workshop anschauen könnt:
- Anfragen bearbeiten (etwa über Kontaktformular)
- Angebotsprozess
- Leads qualifizieren (Messe oder E-Book-Download)
- Produkt-Demo-Anfrage
- Supportanfragen bearbeiten
- Frühere Kunden reaktivieren
- Auftragsabwicklung
- Kontakt meldet sich für 30-tägige Testversion an
PS: Prozesse vor CRM-Einführung analysieren
Ein guter Zeitpunkt, um die eigenen Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen ist übrigens auch vor der Einführung eines (neuen) CRM-Tools. Warum? Damit ihr hinterher gut mit der Lösung arbeiten könnt, sollten die Prozesse klar sein, ihr beispielsweise auch wissen, welche Daten erfassen ihr wollt.
Zudem verfügen zahlreiche Tools inzwischen auch über einen Workflow-Designer, in dem man Prozesse abbilden kann. Gut, wenn man sie kennt ….
