MYCRM ENHANCEMENTS
Erweiterungen von MyCRM die das beste CRM noch besser machen
Sugar kann von Haus aus enorm viel, hat einen sehr großen Funktionsumfang, aber ein paar Dinge fehlen (noch) oder sind etwas umständlich gelöst. Aus diesem Grund haben wir im Laufe der Jahre ein paar Funktionserweiterungen für Sugar entwickelt, die du auch nutzen kannst. Dinge, wie die Länderangabe als Drop-down-Menü statt als Textfeld darzustellen. Klingt wenig spektakulär, aber wenn du nach einer Messe 100 Kontakte einpflegen musst, dann weißt du, wie viel Zeit so etwas spart.
Nachfolgend stellen wir diese Funktionserweiterungen für Sales, Marketing und Service näher vor. Es kommen ständig Neue hinzu: Stand – 09.05.2023
- MyCRM Metrics für zusätzliche Auswertungen
- Reaction Time Add-on – Reaktionszeit anzeigen
- „Land“ als Drop-down-Liste für Firmen, Kontakte, Interessenten
- Automatisierte Briefanrede (Ansprache)
- DisableAddressCopy – Adresskopie verhindern
- MyCRM Initial Filter
- Adressänderungen bei Firmen für verknüpfte Kontakte übernehmen
- Telefonnummer bei „Anrufe“ hinzufügen
- Auswertungen für Geburtstage
- Rufnummer Validierung
- Contacts to Accounts Relationship Audit
- Sugar Notifications für Mention im Activity Stream
- UI Enhancement: Hervorhebung von Pflichtfeldern
- UI Enhancement: Umrandung für Felder
- Typ der Firma als Feld in verknüpften Modulen
- Color-Coding für das „Status“ Feld in dem Tickets Modul
- Telefonnummer-Normalisierung
- In welcher Phase verlieren wir die meisten Verkaufschancen?
- Kontaktlisten mit Berichten synchronisieren
- Color-Coding für das „Abschluss geplant Datum“ in dem Verkaufschancen Modul
- Warnungen (Red Flag) Modul
- Mass Activities Create
- Keep in Touch Add-on
- callto: Links in das tel: Format im Sugar ändern
- Address Field Optimizer
- Tooltips für Sugar Felder
- E-Mail Verknüpfung und Versandoption für die Aktivitäten Module
- Nachfolgeaktivität (Follow-up) erstellen (für Anrufe, Meetings und Aufgaben)
1. MyCRM-Metrics für zusätzliche Auswertungen
SugarCRM stellt von Haus aus zahlreiche Reports zur Verfügung. Wir haben das noch erweitert, damit du Antworten auf so wichtige Fragen erhältst wie:
- Wie viele Tage braucht es durchschnittlich, bis ein Angebot zum Abschluss kommt?
- Wie viele Tage vergehen, bis ein Support-Ticket geschlossen wird?
- Wann hat der letzte Kontakt stattgefunden?
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Für diese Reports musst du keine zusätzlichen Daten eingeben. Es handelt sich vielmehr um eine Sammlung von Feldern (read-only) für Sales, Marketing und Service, aus denen dann alle erforderlichen Informationen gezogen werden. Diese werden dann anschließend visualisiert.
Mehr Auswertungsfelder bei Verkaufschancen
In unserem E-Book „Wie man den ROI eines CRM-Tools weiter steigert“ haben wir geschrieben, dass sich ein CRM-Tool gerade auch deshalb rechnet, weil es die Möglichkeit bietet, Vertriebsaktivitäten auszuwerten. Das müssen nicht immer gleich Reports sein. Es reicht beispielsweise ein Feld, das anzeigt, wie viele Tage ein Angebot über dem erwarteten Abschlussdatum liegt.
In Sugar gibt es in den Verkaufschancen allerdings nur ein Datumsfeld „Expected Close date“. Das haben wir etwas aufgebohrt und eine Reihe zusätzlicher Feldern hinzugefügt, um mehr Informationen bereitzustellen. Folgende zusätzlichen Felder gibt es bei unserer „Better-Opportunities“-Erweiterung:
- Verbleibende Tage (bis zum geplanten Abschluss) – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
- Dauer in Tagen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
- Tatsächliches Abschlussdatum (Closed date) – dieses Datum wird automatisch gesetzt, wenn die Phase auf „Abgeschlossen“ (Gewonnen) geändert wird.
- Überfällig seit X Tagen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
- Dauer in Wochen – dieser Wert wird automatisch vom System berechnet.
All diese Felder können auch ausgewertet werden.
2. Reaction Time Add-on – Reaktionszeit anzeigen
Je schneller man bei Interessenten reagiert, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass daraus ein Kunde wird. So weit, so gut. Aber wie schnell muss man sein?
James Oldroyd hat in einer Studie festgestellt, dass allein der Unterschied zwischen 30 und 5 Minuten signifikant ist: Die Erfolgschancen, einen über die Webseite gewonnenen Interessenten telefonisch zu qualifizieren, erhöht sich um das 21-fache. Allein in diesen 25 Minuten. Die Studie stammt aus dem Jahr 2007, Ewigkeiten her; man muss heute eher noch schneller reagieren. Aber wie viel Zeit vergeht bei euch?
Um das festzustellen, haben wir das Reaction Time Add-on entwickelt. Dafür gibt es drei zusätzliche Dashlets:
- Average for Cases (Durchschnittswert für Supportanfragen)
- Average for Leads (Durchschnittswert für Interessenten)
- Total average for both modules (Durchschnittswert für Tickets und Interessenten gesamt)
- Anrufe, Meetings (Nur mit Status = Durchgeführt „Held“): Startdatum
- E-Mails: Versanddatum
4. Automatisierte Briefanrede (Ansprache)
Ein weiteres im E-Mail Marketing gern genutztes Feld ist das Feld „Ansprache“ (Sehr geehrter/Sehr geehrte). Mit unserem Add-on wird die „Ansprache“ automatisch durch das Feld „Anrede“ (Herr/Frau) gefüllt. Es bedeutet weniger Fehler, man vergisst nichts und spart natürlich Zeit: Du gibst einmal die Anrede ein und die Ansprache wird danach automatisch gesetzt. Das Drop-down-Menü steht es sowohl für Interessenten als auch Kontakte zur Verfügung. Zusätzlich empfehlen wir noch ein weiteres Feld für die Angabe des akademischen Grades, beispielsweise Dipl. Ing, Dr. oder Prof. Dr., sowie eine entsprechende Variable für E-Mail-Templates für z.B. Newsletter Versand.5. DisableAddressCopy – Adresskopie verhindern
Hilfreich fanden unsere Kunden unser „DisableAddressCopy“ Add-on. Das verhindert, dass die Hauptadresse (Rechnungsadresse) automatisch in die alternative Adresse (Lieferadresse, Privatanschrift usw.) übernommen wird. So vermeidest du Fehler bei der Dateneingabe
6. MyCRM Initial Filter
Wenn du in einer Verkaufschance einen Kontakt verknüpfen möchtest, zeigt dir Sugar standardmäßig alle verfügbaren Kontakte an. Mit unserem Add-on „MyCRM Initial Filter“ werden nur die Kontakte anzeigt, die mit der gleichen Firma verknüpft sind. Das macht das Ganze übersichtlicher, insbesondere wenn du nicht mehr genau den Namen weißt.
Diese und weitere nützliche Filter stehen neben Verkaufschancen auch für alle anderen Module zur Verfügung, bei denen es entsprechende Verknüpfungen gibt, also beispielsweise Aktivitäten, Notizen, Cases etc.
7. Adressänderungen bei Firmen für verknüpfte Kontakte übernehmen
Wie eingangs geschrieben, wenn sich die Adresse bei einer Firma ändert, wird das nicht automatisch für die damit verknüpften Kontakte übernommen. Das führt dazu, dass Anschriften nicht aktuell sind. Im Alltag ist das unpraktisch, gerade wenn man manuell mehrere Kontakte nachpflegen muss.
Mit unserer Erweiterung wird eine Adressänderung (nur Hauptadresse) automatisch auf die verknüpften Kontakte angewendet. Allerdings ist das nicht immer sinnvoll, wie wir feststellen mussten. Es gibt Fälle, bei denen die Adresse gleich bleibt. Eine zusätzliche Checkbox im Kontakt-Modul sorgt nun dafür, dass du für jeden Kontakt entscheiden kannst, ob die Adresse überschrieben werden soll – oder nicht.
Unser Erweiterungsmodul gibt es in zwei Varianten:
- Mit einer Checkbox, um die Änderung der Adresse beim jeweiligen Kontakt zu verhindern.
- Du musst in der Checkbox den Haken setzen, um die Adresse anzupassen.
8. Telefonnummer bei „Anrufe“ hinzufügen
Wenn du aktuell in Sugar einen Anruf planst, wird dir in der Einzelansicht nicht die Telefonnummer des Gesprächspartners angezeigt, du musst dafür erst auf die jeweilige Kontakt- bzw. Interesenten-Seite. Mit unserer Erweiterung wird automatisch die Telefonnummer gleich in die Anruf-Detailansicht übernommen. Das spart Zeit, gerade wenn man viel telefoniert. Es wird dabei zunächst die Standard-Nummer (Telefon-Büro) übernommen. Falls das Feld leer ist, die Mobilnummer.
Übrigens unser Partnerunternehmen Hej Software hat eine Telefonintegration mit sipgate entwickelt. Damit kannst du Anrufe mit einem Klick starten. Daraufhin öffnet sich ein Browser-Plug-in, in dem du unter anderem Notizen festhalten kannst. Mehr Informationen dazu findest du auf dieser Seite.
9. Auswertungen für Geburtstage
Mit dieser Erweiterung kannst du das Feld „Geburtstage“ auswerten und nach Kontakten und Benutzern (Teammitgliedern) filtern. Folgende Reports gibt es:
- War hat heute Geburtstag?
- Wer hat diesen Monat Geburtstag?
- Wer hat Geburtstag in X Tagen?
- Verteilung der Geburtstage über die Monate (Diagramm)
Ein weiteres Extra, der Benutzer, der den Kontakt betreut, erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Auf diese Weise vergisst man nicht, zu gratulieren und muss sich keine Reminder im Kalender erstellen.
10. Rufnummer Validierung (Standardisierung von Telefonnummern)
Validierung und Tooltip Hinweis für Telefonnummer Felder in Firmen, Kontakten und Interessenten.
11. Firmenverknüpfung für Kontakte Auditieren
Hält die Änderungen der Beziehung zwischen Kontakten und Firmen für dich nachvollziehbar. Contacts to Accounts Relationship Audit macht die Änderungen im Changelog sichtbar.
12. Sugar Notifications für Mention im Activity Stream
Erstellt einen Eintrag im Notification-Bericht für den einzelnen User, wenn dieser im Activity Stream markiert wurde.
13. UI Enhancement: Hervorhebung von Pflichtfeldern
Hebt die Pflichtfelder beim erstellen von Eintragen und bei der Validierung hervor.
14. UI Enhancement: Umrandung für Felder
15. Typ der Firma als Feld in verknüpften Modulen
Das Feld Typ (Firmen Modul) gibt es nicht in den verknüpften Modulen (Kontakte, Verkaufschancen, Angebote, Verträge, Aktivitäten). Das bedeutet man kann nicht in der Listenansicht nach Verkaufschancen von Firmen Typ = “Potentieller Kunde” suchen / filtern. Mit unserem Enhancement ist es nun möglich, in den Listenansichten nach dem Firmen Typ zu filtern.
16. Color-Coding für das „Status“ Feld in dem Tickets Modul
17. Telefonnummern vereinheitlichen / Telefonnummer-Normalisierung
Mit dieser Erweiterung können Telefonnummern auf das landesspezifische Standard-Format gebraucht werden. Es gibt einen Wizard mit dem man manuell die Rufnummern bereinigen kann und eine Konfigurationsmöglichkeit, mit der die Bereinigung täglich und automatisiert durchgeführt werden kann. Alle Änderungen können im Log-Modul angesehen werden oder in dem Audit-Log des jeweiligen Eintrags.
18. In welcher Phase verlieren wir die meisten Verkaufschancen?
Auf diese Frage und auf die Frage „Wie lange jede Phase der Verkaufschance gedauert hat, liefert unser Enhancement „Sales Stage Tracker“.
19. Kontaktlisten mit Berichten synchronisieren
Im Standard können Berichte dazu genutzt werden, um Kontaktlisten zu füllen. Ideal z. B. für E-Mail-Marketing Aktionen. Der Nachteil, die Kontaktliste ist anschließend, nicht mit dem Bericht verknüpft. Es gibt keinen Datenaustausch zwischen dem Bericht und der Kontaktliste. Mit dem Enhancement „Report2Targetlist“ schließen wir diese Lücke. In den Kontaktlisten können Berichte hinterlegt werden, welche zeitgesteuert Einträge hinzufügen oder entfernen. So bleibt die Kontaktliste immer auf dem neusten Stand.
20. Color-Coding für das „Abschluss geplant Datum“ in dem Verkaufschancen Modul
Damit man in der Listenansicht schnell erkennt, bei welche Verkaufschancen das „Abschluss geplant“ Datum überschritten ist, haben wir ein Enhancement entwickelt welches das Datum Rot hinterlegt.
21. Warnungen (Red Flag) Modul
Mit diesem Modul können Firmenrelevante Warnungen systemweit per Dashlet eingeblendet werden. Damit können manuell Warnungen wie z.B. Zahlungsverzug oder Insolvenz oder interne Hinweise für einem Kunden erstellt werden, um dies z.B in den Support-Tickets, Angeboten oder Aktivitäten sichtbar zu machen. Dieses Enhancements lässt sich auf Anfrage auch mit den Daten aus dem ERP oder einem anderen System anreichern.
Möchten Sie eine Demo von dem Modul und deren Funktionsweise? Buchen Sie hier einen Termin.
22. Mass Activities Create
Sie möchten zeit sparen beim anlegen von Anrufen und Meetings? Mit dem Mass Activities Create Enhancement können Sie ganz einfach aus der Listenansicht der Firmen, Kontakte, Interessenten Anrufe oder Meeting für die markierte Objekte erstellen.
Bsp.: Anrufe für mehrere Kontakte planen
Bsp.: Meetings für mehrere Kontakte planen
23. Keep in Touch Add-on
Mit dem „Keep In Touch“ Add-on, kannst du bei Zielkontakten, Interessenten oder Kontakten festlegen, wie oft du dich melden möchtest, etwa alle 30 Tage einen Anruf und alle 90 Tage ein Besuch vor Ort. Es können auch unterschiedliche KIT-Regeln festgelegt werden (z. B. Innendienst / Außendienst).
Die Frequenz wird für jeden Kontakt übrigens individuell festgelegt und nicht für alle gleich, einfach weil jede Kundenbeziehung anders ist und bei dem einen ein kürzerer Zeitraum sinnvoll ist, beim anderen mehr Zeit verstreichen kann.
Du kannst für jeden Kontakt eine oder mehrere Kontaktfrequenzen (KIT-Aktivität) hinterlegen. Beim Abschließen der geplanten KIT-Aktivität wird automatisch eine weitere KIT-Aktivitäten mit konfiguriertem Intervall erstellt. Das sieht dann so aus.
Mit unserem KIT-Dashlet siehst du dann, welche Aktivität in wie vielen Tagen geplant ist, ob es überfällige Termine gibt.
Da ist noch nicht alles. Du kannst dir die letzten KIT-Aktivitäten anzeigen lassen.
Und damit du den Überblick nicht verlierst, gibt es eine Listenansicht, auf der du genau sehen kannst, welche bevorstehenden Nachfass-Termine es gibt oder was überfällig ist. Das Ganze farblich hervorgehoben, quasi in your face. Und jeder Nutzer sieht genau seine Aktivität und nicht die des Kollegen.
Key-Dates Add-on
Ein weiteres Feature von „Keep in Touch“ ist „Key Dates“. Damit kannst du dich an wichtige Zeitpunkte erinnern lassen, Jubiläen, Geburtstage oder hinterlegen, seit wann eine Firma Kunde ist.
Unser Key-Dates-Feature funktioniert sowohl für Firmen als auch für einzelne Kontakte. Diese lassen sich dann komfortabel auf der Startseite anzeigen oder direkt bei der jeweiligen Firma oder dem Kontakt.
24. callto: Links in das tel: Format im Sugar ändern
In Sugar Standard sind alle Telefon Links als callto: Links definiert. Manche Drittanwendungen unterstützen dieses Format nicht und funktioniert nur mit tel: Links. Mit unserem Enhancement werden alle callto: Links in das tel: Format umgewandelt.
25. Address Field Optimizer
Mit unserem Enhancement „Address Field Optimizer“ wird das Adressfeld angepasst.
- die Platzierung der Felder Postleitzahl und Stadt, wird für eine bessere Unterstützung des gewohnten Adressformats in Deutschland optimiert.
- optional: Das Feld Bundesland wird entfernt oder durch Adresszusatz ersetzt.
26. Tooltips für Sugar Felder
Mit unserem Enhancement „Tooltips für Sugar Felder“ haben Sie die Möglichkeit Tooltips (Hilfstexte) für beliebige Felder zu definieren und diese mit HTML formatieren. Somit können auch längere Text besser von den Nutzern wahrgenommen werden.
27. E-Mail Verknüpfung und Versandoption für die Aktivitäten Module
Mit unserem Enhancement „E-Mail Verknüpfung und Versandoption für die Aktivitäten Module“ haben Sie die Möglichkeit E-Mails aus den Aktivitäten zu versenden und E-Mails entsprechend in den Aktivitäten zu archivieren.
28. Nachfolgeaktivität (Follow-up) erstellen (für Anrufe, Meetings und Aufgaben)
Es passiert oft, dass, nachdem man eine Aktivität (Anruf, Meeting oder Aufgabe) im Sugar abschließt, man gleich eine Nachfolgeaktivität vom gleichen Typ planen möchte. Das nimmt Zeit in Anspruch. Mit dem Enhancement „Follow-Up-Activities“ lässt sich dieser Prozess vereinfachen und deutlich verkürzen. Und das wichtigste, man vergisst nicht, diese wichtige Aktivität zu erstellen, weil dann doch was dazwischen gekommen ist. Durch die zusätzliche Option kann der Nutzer entscheiden, ob er speichern möchte oder speichern und eine Folgeaktivität planen möchte. Im Bild unten sehen Sie, wie es funktioniert.
